Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des clôtures ?

Vous souhaitez gagner du temps sur votre clôture mensuelle tout en améliorant la précision de vos chiffres ? En utilisant un logiciel de gestion des clôtures, vous pouvez mettre fin aux tâches manuelles ennuyeuses et rationaliser vos processus de réconciliation inefficaces. En bref, le logiciel de gestion des clôtures aide les services comptables en réduisant le temps de clôture, en réduisant les erreurs et en rationalisant les rapports financiers. En bref, le logiciel de gestion des clôtures aide les services comptables en réduisant le temps de clôture, les erreurs et en rationalisant les rapports financiers :

RÉDUIRE LA DÉPENDANCE À L'ÉGARD DES TÂCHES MANUELLES À FORTE INTENSITÉ DE MAIN-D'ŒUVRE

Si les ERP et les systèmes comptables modernes sont parfaits pour le suivi des transactions, ils ne le sont pas vraiment pour le rapprochement des soldes des comptes. Cela signifie que le personnel comptable s'en remet à son Excel bien-aimé pour effectuer tous ces rapprochements de comptes. Mais lier les données de votre grand livre à la feuille de calcul nécessite un effort manuel sujet aux erreurs. De plus, Excel ne peut pas être verrouillé et, en l'absence de piste d'audit, il n'y a aucun moyen de savoir quand les modifications ont été effectuées et par qui. Même le report de vos rapprochements peut accidentellement introduire des erreurs s'il est effectué manuellement. Le logiciel de gestion des clôtures constitue le chaînon manquant entre votre ERP et vos rapprochements. En automatisant le processus, le rapprochement devient un jeu d'enfant lorsque les données du GL, d'Excel et d'autres systèmes peuvent être facilement comparées. Grâce au lien dynamique entre le PGI et les rapprochements, lorsqu'une écriture au journal perturbe un rapprochement, le logiciel le signale pour qu'il soit examiné immédiatement. Les notifications en temps réel des divergences permettent de résoudre le problème dès maintenant, lorsque les souvenirs sont encore frais, et non pas à la fin de la période suivante. Les versions multiples des classeurs sont éliminées et vous savez que vos comptes sont toujours équilibrés. Le report automatique de vos listes de contrôle, rapprochements et autres calendriers vous permet de gagner du temps au moment de commencer chaque mois. Les auditeurs sont également satisfaits, car cela garantit la cohérence et l'exactitude des hypothèses.

DES PROCESSUS STANDARDISÉS. LES CONNAISSANCES TRIBALES SONT PARTAGÉES

Les listes de contrôle Excel sont parfaites pour garder une trace des listes de tâches, mais elles ne sont pas très utiles pour partager la façon dont ces tâches sont effectuées. Sans documentation sur la façon dont les processus sont exécutés, la connaissance tribale devient endémique, un problème relevé par sept répondants sur dix dans notre enquête sur le processus de clôture. NOTRE ENQUÊTE SUR LE PROCESSUS DE CLÔTUREAvec un logiciel de gestion des clôtures, vos processus de clôture financière peuvent être facilement documentés, standardisés et améliorés en permanence. L'intégration d'un nouveau membre de l'équipe devient un jeu d'enfant. Il n'est pas nécessaire de paniquer lorsqu'un membre de l'équipe quitte l'entreprise ou a une urgence familiale et ne peut pas être présent pour la clôture. Les meilleurs logiciels de gestion des clôtures vous permettent de continuer à travailler comme vous l'avez fait jusqu'à présent et d'intégrer vos listes de contrôle et vos procédures existantes. Et si vous n'avez pas de procédures, le système vous aidera à en créer qui conviennent le mieux à votre équipe.

UNE COLLABORATION FACILITÉE

Traditionnellement, le contrôleur contrôle le processus et peut être le seul à avoir accès à la liste de contrôles centrale liste de contrôles - et le seul à avoir une vue d'ensemble de la fermeture. Le logiciel de gestion des fermetures rend le processus transparent pour toutes les personnes impliquées en affichant toutes les tâches et leur statut dans un tableau de bord central. Chacun peut facilement voir quels contrôles ont été effectués et ce qu'il doit faire ensuite. Les goulets d'étranglement sont facilement identifiés. L'attribution et le suivi des tâches sont facilités, ce qui permet de responsabiliser tout le monde et de respecter le calendrier. La microgestion n'existe plus. Il n'est plus nécessaire de perdre du temps en réunions de mise à jour. Mieux encore, il n'y a plus de chaînes d'e-mails interminables, car les notes de révision sont toutes là.

La satisfaction au travail augmente lorsque tous les membres de l'équipe se sentent davantage concernés par leurs tâches. L'amélioration de la collaboration est essentielle pour retenir et engager les milléniaux dans votre entreprise. Lorsque vous améliorez la transparence en montrant à chacun comment ses tâches s'intègrent dans le tableau d'ensemble, il est plus facile pour tout le monde de comprendre et de voir comment améliorer le processus. Certains logiciels de gestion de proximité disposent également de canaux intégrés simples permettant au personnel senior de partager des conseils avec les nouveaux membres du personnel.

TOUS VOS DOCUMENTS EN UN SEUL ENDROIT, FACILE À TROUVER

Plus besoin de chercher dans des classeurs encombrants, des armoires à dossiers et des chaînes d'e-mails pour trouver le document insaisissable dont vous avez besoin pour établir une balance ou pour la liste PBC de l'auditeur. Le logiciel de gestion des clôtures vous fait gagner du temps en sauvegardant les documents avec leur processus comptable associé. Le processus de révision est plus rapide - non seulement le tableau de bord vous montre ce qui est prêt à être révisé, mais les documents dont vous avez besoin sont à portée de clic.Vos auditeurs vous adoreront lorsque 100 % de leur liste PBC se trouve au même endroit. Pas besoin de longues discussions pour expliquer vos processus lorsque vous pouvez simplement les diriger vers votre logiciel de gestion des clôtures financières et qu'ils peuvent s'en occuper à partir de là. De plus, avec une visibilité claire sur les privilèges attribués aux membres de l'équipe comptable, ils peuvent accroître leur confiance dans le logiciel pour les contrôles internes. Tout cela se traduit par une réduction du nombre d'heures facturées par l'équipe d'audit, ce qui vous donne un avantage lors de la négociation des honoraires d'audit.

FERMER PLUS RAPIDEMENT ET AMÉLIORER LA PRÉCISION EN MÊME TEMPS

Le mantra traditionnel en matière de clôture est que l'on peut faire vite ou bien, mais pas les deux. Le logiciel de gestion des clôtures permet à votre équipe d'aller plus vite sans sacrifier la précision en automatisant les rapprochements, en rationalisant vos processus et en fournissant une plateforme facile pour améliorer ces procédures. Lorsque des tâches complexes sont décomposées en étapes simples et reproductibles, il est plus facile de les accomplir de manière systématique et efficace.

UNE CLÔTURE PLUS RAPIDE SIGNIFIE PLUS DE TEMPS POUR FAIRE CE QUI COMPTE VRAIMENT POUR VOTRE ENTREPRISE

Lorsque vous obtenez des chiffres précis plus tôt, vous disposez de plus de temps pour la planification stratégique et l'analyse de haut niveau. Vous avez plus de temps pour examiner les résultats et les améliorer pour le mois suivant - tant que c'est encore le mois suivant.Directeurs financiers aiment avoir des chiffres auxquels ils peuvent se fier lorsqu'ils s'adressent au conseil d'administration ou à l'auditeur. La visibilité aisée de l'état d'avancement permet de passer moins de temps à se préoccuper de la clôture et d'en consacrer davantage à travailler avec le directeur général sur la stratégie à adopter dans le contexte économique actuel, qui évolue rapidement.

CHOISIR LA SOLUTION LA MIEUX NOTÉE

Maintenant que vous savez comment un logiciel de gestion des clôtures peut vous aider à gagner du temps, à améliorer la précision et à faciliter les clôtures de fin de mois, pourquoi ne pas essayer FloQast, la solution la mieux notée. FloQast a été créé par des comptables, pour des comptables. Il s'agit d'une solution intuitive qui réunit la collaboration, le reporting et la gestion des processus pour centraliser la gestion de la clôture.FloQast est dans le cloud, ce qui vous permet d'être prêt à distance en un clin d'œil. Votre équipe peut collaborer en temps réel, qu'elle travaille au bureau ou qu'elle soit dispersée aux États-Unis ou dans le monde entier.FloQast fonctionne avec vos listes de contrôle et vos classeurs Excel existants pour fonctionner de la même manière que vous. Vous pouvez être opérationnel en moins de deux semaines. En moyenne, les clients de FloQast concluent leurs contrats trois jours plus rapidement. Imaginez : que pourriez-vous faire avec trois jours de plus chaque mois ?