Treatwell verbessert mit FloQast die Transparenz der Monatsabschlüsse und die Zusammenarbeit im Team

Der Hersteller von Salonmanagement-Software Treatwell hat die Friseur- und Kosmetikbranche in ganz Europa digital revolutioniert. Doch bis vor kurzem steckten die Aufgaben des Monatsabschlusses und die Abrechnungen im digitalen Zeitalter der gemeinsam genutzten Tabellenkalkulationen und manuellen Abstimmungen fest. Seit der Implementierung von FloQast Close hat das Buchhaltungsteam von Treatwell, das mittlerweile über 13 Länder verteilt ist, die Transparenz, das Vertrauen und die Durchlaufzeiten verbessert, so dass die Abschlussarbeiten nun sicherer und kollaborativer ablaufen.

Als führende Buchungsplattform in Europa für die Vereinbarung von Friseur- und Schönheitsterminen hat das Londoner Unternehmen Treatwell eine benutzerfreundliche und leistungsstarke Möglichkeit geschaffen, um Salons und ihre Kunden miteinander in Kontakt zu bringen.

Seit 2008 hat Treatwell erfolgreich 40.000 Salonpartner in 13 Ländern gewonnen, die jeden Monat über 5 Millionen Buchungen verarbeiten. Das Wachstum hat viele Vorteile mit sich gebracht, aber auch einige besondere Herausforderungen für die Buchhaltung, wenn es um den Monatsabschluss geht.

Als Group Financial Controlling Manager leitet Jack Robson den monatlichen Abschluss für Treatwell. Ein Prozess, der vor der FloQast-Implementierung viel zu wünschen übrig ließ. 

"Abstimmungen wurden nicht immer auf die beste Art und Weise verfolgt", so Jack. "Und dem Management war nicht klar, wie weit wir mit dem Abschluss waren, was im Team zu Stress und Verwirrung führte.

Nazia Begum, Group Financial Reporting Accountant, geht näher auf die Reibungspunkte des Close vor FloQast ein.

"Vor FloQast haben wir unseren Abschlussprozess mit Google Sheets verwaltet. Das war ein sehr manueller Prozess, bei dem Teammitglieder die Zellen je nach Status markieren mussten", so Nazia. "Wir brauchten einen Prozess, um die Arbeitsmappen vorzubereiten und sicherzustellen, dass die Überprüfungsnotizen zeitnah bearbeitet werden."

Organisieren und Automatisieren eines besseren Monatsabschlusses

Jack und sein Team haben sich für FloQast entschieden, weil es im Vergleich zu anderen Wettbewerbern in diesem Bereich eine moderne Benutzeroberfläche und tiefere Funktionalität bietet. Automatische Aktualisierungen des Prüfungssaldos, Benachrichtigungen über Checklisten in Echtzeit und praktische Funktionen zur Erstellung von Notizen halten die Teams auf dem Laufenden und das Management informiert.

"FloQast Close arbeitet wirklich gut mit NetSuite zusammen, vor allem bei der Abstimmung, denn das automatische Einziehen der Salden spart eine Menge Zeit und manuelle Arbeit", sagte Jack. "Das bedeutet, dass die Prüfer darauf vertrauen können, dass der Saldo tatsächlich der letzte Saldo in NetSuite ist, und es warnt die Prüfer, sobald etwas aus dem Gleichgewicht gerät, was wirklich praktisch ist."

Laut Begum verlief der Implementierungsprozess schnell und effizient und war dank des fachkundigen Supportteams einfacher als erwartet.

"Die Implementierung von FloQast mit unserem ERP-System, NetSuite, verlief wirklich reibungslos", sagte Nazia. "Das Support-Team war sehr sachkundig, da die meisten von ihnen als Buchhalter und Wirtschaftsprüfer ausgebildet waren, und sie wussten sofort, wovon wir sprachen und wie sie antworten sollten."

In Anbetracht der abgelegenen internationalen Standorte des Teams sagte Jack, dass die Checklistenfunktion von FloQast ebenfalls eine willkommene Ergänzung ist.

"Die Checklistenfunktion ist großartig", sagt Jack. "Da wir ein so internationales Team sind, wissen die Mitarbeiter immer, was die anderen im Team tun. Das bedeutet, dass wir die Aufgaben schnell abarbeiten können, wissen, wo wir stehen, und die Dinge vorantreiben können.

Erstklassiger Kundensupport - und Erfolg bei der Implementierung

Jack teilte mit, dass er die Beziehung schätzt, die sein Team mit dem FloQast Customer Success Team aufgebaut hat.

"Das FloQast-Team war großartig", sagte er. "Es ist schön, dass viele aus dem Team selbst ehemalige Wirtschaftsprüfer sind. Auch in unserem Finanzteam gibt es viele ehemalige Wirtschaftsprüfer, so dass wir viel gemeinsames Wissen haben. Die Implementierung verlief äußerst reibungslos. Das Produkt ist leicht zu verstehen, und obwohl wir ein großes Team haben, sind sie immer zur Stelle, um alle Fragen zu beantworten." - Nazia Begum, Buchhalterin für die Finanzberichterstattung der Gruppe, Treatwell

Jack fügte hinzu, dass die NetSuite-Integration schneller als erwartet für eine Unternehmenslösung wie FloQast verlief. Die FloQast 'Built for NetSuite' zertifizierte API-Integration machte das Treatwell-Team schnell einsatzbereit und ermöglichte eine schnellere Einführung und eine kürzere Time-to-Value.

"Die Implementierung war einfach und unkompliziert, sie dauerte nur zwei Wochen", so Jack. "Die FloQast-API für NetSuite wurde sofort eingebunden, ebenso wie die Integrationen mit Slack und Google Drive."

FloQast ist "fantastisch und macht unser Leben einfacher".

Ungewissheiten, Unbekannte und verzögerte Aufgaben haben sich für das Treatwell-Team seit der Inbetriebnahme von FloQast verringert.

"Wir tappen nicht mehr im Dunkeln, wo wir uns im Prozess befinden oder versuchen, Aktualisierungen und Details aufzuspüren", sagte Jack. "FloQast zieht automatisch die neuesten Salden aus NetSuite ein, und der gesamte Prozess fühlt sich entspannter und zuverlässiger an." 

Auf die Frage, ob er FloQast anderen Buchhaltungsteams empfehlen würde, antwortete Jack mit Nachdruck, dass die Erfahrungen seines Teams insgesamt großartig waren.

"FloQast war einfacher zu implementieren, als wir es uns vorgestellt haben", so Robson. "Das Team ist fantastisch und sorgt dafür, dass alles reibungslos abläuft. Die Software hat unser Leben sehr viel einfacher gemacht. Die Zeitersparnis, die wir im gesamten Team und in den verschiedenen Ländern haben, hat sich ebenfalls bezahlt gemacht."

Jack sagte, dass auch die Finanzverantwortlichen zufrieden sind.

"Unsere Führungskräfte wollten schnellere und bessere Einblicke in unsere Nähe, um bessere Entscheidungen treffen zu können", so Jack. "Und wir haben dieses Versprechen eingelöst." - Nazia Begum, Buchhalterin für die Finanzberichterstattung der Gruppe, Treatwell