Softwarehersteller Deputy verkürzt mit FloQast die Time-to-Close um 29%

Der Anbieter von Software zur Personalverwaltung und -planung, Deputy, ist nicht nur auf einer Mission zur Vereinfachung der Schichtarbeit™ auf der ganzen Welt, sondern vereinfacht auch die Art und Weise, wie er jeden Monat seine eigenen Bücher abschließt. Seit der Implementierung von FloQast Close hat Deputy die gemeinsamen Tabellen und manuellen Checklisten abgeschafft, die Team- und Aufgabenzuordnung automatisiert und die Abschlusstage von sieben auf fünf reduziert, so dass mehr Zeit für strategische Projekte, neue Wachstumsinitiativen - und Seelenfrieden - zur Verfügung steht.

"Wir wurden von unserem Führungsteam aufgefordert, die Geschäfte schneller abzuschließen, und das haben wir geschafft: Mit FloQast sind wir von sieben oder acht auf fünf Tage heruntergekommen. Dadurch haben wir mehr Zeit für strategische Projekte und andere Wachstumsinitiativen, die uns helfen werden, in Zukunft zu expandieren und zu skalieren." - Jennifer Tran, Steuerberaterin

Kreativität und Zusammenarbeit sind bei der Personaleinsatzplanungsplattform Deputy ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Neue Ideen und Teamarbeit werden gefördert, diversity ist willkommen, und der Mensch steht im Mittelpunkt aller Entscheidungen.

Deshalb wusste Finanzcontrollerin Jen Tran, dass sie etwas an dem Prozess des Monatsabschlusses in der Buchhaltungsabteilung ändern musste. Bis vor kurzem war dieser Prozess alles andere als kreativ und kooperativ. Gemeinsame Tabellenkalkulationen und isolierte Aufgabenlisten in Kombination mit einem geringen Einblick in den Fortschritt des Teams machten diese monatliche geschäftskritische Buchhaltungsfunktion zu einer stressigen und zermürbenden Aufgabe.

"Wir nutzten Tabellen, Asana und Slack sowie regelmäßige Zoom-Meetings, um unsere Fortschritte zu besprechen, und das war anstrengend", so Tran. "Die Zuständigkeiten waren nicht klar, und wir hatten keine zentrale Möglichkeit, Dokumentation, Notizen und Status-Updates zu speichern, was ein großes Problem war, da unsere Büros über die globalen Zeitzonen von Sydney, London und San Francisco verteilt waren."

Auch die Zeit bis zum Abschluss war auf sieben oder acht Tage angewachsen, wenn man Last-Minute-Abstimmungen, Überarbeitungen und abschließende Kontrollen berücksichtigt.

Ein einziger, optimierter Workflow für den Monatsabschluss

Tran und der Senior Director, Finance, Michael Eves, wurden von ihrem ERP-Anbieter NetSuite an FloQast verwiesen. Eves hatte zuvor andere Softwareplattformen für das Abschlussmanagement verwendet, aber FloQast stach heraus.

"FloQast ist moderner, ein besseres Werkzeug und intuitiver als andere Lösungen der Konkurrenz. Und die Funktionalität ist leistungsfähiger, mit automatischen Aktualisierungen des Kontostandes und Überprüfungsnotizen für Teammitglieder, Wirtschaftsprüfer und jeden, der die Details bestimmter Kontostände wissen muss. Wir fügen gerne während des Monats Notizen hinzu und melden ein Problem frühzeitig, damit es frühzeitig geklärt werden kann, anstatt bis zum Monatsende zu warten." - Michael Eves, Senior Director, Finanzen

"FloQast ist moderner, ein besseres Werkzeug und intuitiver als andere Lösungen der Konkurrenz wie Blackline", so Eves. "Und die Funktionalität ist leistungsfähiger mit automatischen Aktualisierungen des Kontostandes und Überprüfungsnotizen für Teammitglieder, Wirtschaftsprüfer und alle anderen, die die Details bestimmter Kontostände kennen müssen. Wir fügen gerne im Laufe des Monats Notizen hinzu und weisen frühzeitig auf ein Problem hin, damit es frühzeitig geklärt werden kann, anstatt bis zum Monatsende zu warten."

Eves gefällt auch, dass die FloQast-Workflows bei der Verwaltung anderer Compliance-Verfahren und -Schritte helfen.

"FloQast hat Struktur und Kontrolle in jeden Aspekt unseres Abschluss- und Compliance-Prozesses gebracht", so Eves. "Und das war großartig für unser kleines Team von sieben Personen, das noch dabei ist, diese fortgeschrittenen Anforderungen der öffentlichen Rechnungslegung zu lernen. Ich denke, die FloQast-Checklisten und -Schritte haben dem Team gezeigt, wie wichtig es ist, sie jetzt und bei künftigen Prüfungen zu befolgen."

Tran sagte, dass die NetSuite-Integration auch eine der schnellsten war, die sie für eine Unternehmenslösung wie FloQast gesehen hat. Mit der zertifizierten API-Integration "Built for NetSuite" von FloQast waren die stellvertretenden Benutzer innerhalb von zwei Wochen einsatzbereit, was eine schnellere Akzeptanz und eine kürzere Time-to-Value ermöglicht.

"Die Implementierung war nahtlos und unkompliziert und dauerte von Anfang bis Ende zwei Wochen", so Tran. "Die FloQast-API für NetSuite wurde sofort angeschlossen, ebenso wie die Integrationen mit Slack und Dropbox."

Abgeordneter spart mit FloQast zwei Tage vom Monatsende ein

Stress, Ungewissheit und unvollständige Aufgaben haben sich für das stellvertretende Team verringert, seit FloQast in Betrieb ist.

"Wir fragen uns nicht mehr, wo wir uns im Prozess befinden oder versuchen, Aktualisierungen und Details in letzter Minute zu erfassen", sagte Tran. "FloQast zieht automatisch die neuesten Kontostände aus NetSuite ein, und der gesamte Prozess wirkt ruhiger und konsistenter.

Auch die Verkürzung der Abschlusstage war ein großer Erfolg.

"Wir wurden von unserem Führungsteam gebeten, die Geschäfte schneller abzuschließen, und das haben wir geschafft: Mit FloQast sind wir von sieben oder acht auf fünf Tage heruntergekommen", so Tran. "Dadurch bleibt mehr Zeit für strategische Projekte und andere Wachstumsinitiativen, die uns helfen werden, in Zukunft zu expandieren und zu skalieren.

Neben der Schnelligkeit und Produktivität gab es auch unerwartete Vorteile bei der Ausbildung. Tran sagte, dass die gemeinsame Verantwortung für die Monatsabschlüsse und die Rechenschaftspflicht im gesamten Buchhaltungsteam die Kultur verbessert und die Fähigkeiten und Kenntnisse erhöht hat.

"FloQast ist sowohl ein Produktivitäts- als auch ein Lernwerkzeug für unser junges Buchhaltungsteam geworden", so Tran. "Ich kann jetzt Notizen und Erklärungen in unsere zentralisierte Aufgabenliste einfügen, die jeder sehen und lesen kann, und wir brauchen kein Zoom-Meeting oder eine Slack-Nachricht, um das zu besprechen. Wir kommen jetzt viel schneller voran und nutzen die Lernmöglichkeiten auf dem Weg."