Ironwood Pharmaceuticals findet in FloQast die "perfekte Kombination aus Funktionalität und Einfachheit

Ironwood Pharmaceuticals, Inc. ("Ironwood") ist ein auf den Magen-Darm-Trakt spezialisiertes Gesundheitsunternehmen, das sich der Entwicklung von Medikamenten verschrieben hat, die für Patienten mit Magen-Darm-Erkrankungen einen Unterschied machen. Als börsennotiertes Unternehmen muss Ironwood die Anforderungen an die Finanzberichterstattung gemäß den SOX-Richtlinien erfüllen.

Das Buchhaltungsteam von Ironwood ist für verschiedene Finanzfunktionen zuständig, darunter Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Eigenkapital, Kreditorenbuchhaltung, Finanzwesen, SEC-Berichterstattung und SOX-Compliance. Ron Silver ist Ironwoods Corporate Controller und Principal Accounting Officer, der für die Überwachung all dieser Prozesse und die Leitung des Teams zuständig ist.

Ironwood wollte seine finanzielle Betriebseffizienz durch den Einsatz von FloQast zur Rationalisierung und Automatisierung des Flusses von Finanzdaten zwischen Tabellenkalkulationen und dem SAP-System optimieren. "Die SaaS-Lösung von FloQast bot die perfekte Kombination aus Funktionalität und Einfachheit für das, was wir erreichen wollten", so Silver. "Sie war für unseren Zweck geeignet."

Flexibilität vor Komplexität

Es dauerte nicht lange, bis Silver erkannte, dass FloQast in jeder Hinsicht "eine andere Art von Lösung" war.

"Es hat alles, was wir für ein Unternehmen unserer Größe brauchen. Neben der einfachen Schulung und Implementierung ist es der agile Ansatz, der es so gut funktionieren lässt." -Ron Silver, Corporate Controller und Leiter des Rechnungswesens

Vor FloQast, so Silver, war die Verwaltung des Abschlusszyklus vollständig Excel-basiert und bot die Möglichkeit zur Effizienzsteigerung durch den Einsatz des richtigen Abschlussmanagement-Tools.

"Alles war Excel-basiert und erforderte viel manuellen Aufwand", erklärt Silver. "Dazu gehörten unser Abschlusskalender, die Abschluss-Checkliste und die Abstimmungsstammdatei. Alle Statusaktualisierungen und Arbeitsabläufe wurden manuell in eine gemeinsame Excel-Datei eingegeben. Das funktionierte, war aber nicht ideal."

Ironwood war bestrebt, seine Effizienz, Integration und Kontrolle zu verbessern und dabei benutzerfreundlich zu bleiben. Mit FloQast konnte das Ironwood-Team dies schnell und nahtlos umsetzen. Die Tatsache, dass FloQast Excel-kompatibel war und problemlos in SAP integriert war eines der Unterscheidungsmerkmale.

"Bei konkurrierenden Lösungen müssen Sie alle Bilanzkontenabstimmungen von Excel in eine vorgefertigte Abstimmungsplattform übertragen", so Silver. "Es war ein zusätzlicher Aufwand, etwas in ein Abschlussmanagement-Tool für die Kontenabstimmung einzugeben und es dann für die interne Verteilung an Geschäftspartner, die nicht mit der Buchhaltung zu tun haben, wieder herauszunehmen (und zurück in Excel). Unserem Team gefiel, dass FloQast eine benutzerfreundliche Schicht über den bestehenden Excel-basierten Abstimmungen war. Wir mussten keine unnötige Prozessänderung im großen Stil vornehmen. FloQast ermöglichte eine intuitive Implementierung mit einem Tool, das unser Team bereits verwendet."

Ein schneller, schmerzloser Implementierungsprozess

Die Aufrechterhaltung der Work-Life-Balance und die Entlastung des Buchhaltungsteams von Ironwood waren von entscheidender Bedeutung, und FloQast erfüllte diese Anforderungen. Silver lobte die Einfachheit der Implementierung von FloQast. Einfach gesagt: Eine rechtzeitige Implementierung war für Ironwood entscheidend.

"Wir wollten Anfang März mit der Implementierung beginnen und sie bis zum Quartalsende abschließen", erklärte Silver. "Ich konnte unserer Geschäftsleitung voller Zuversicht sagen, dass wir FloQast innerhalb eines Monats einsatzbereit haben würden. Und das taten wir auch. Für die Einführung von FloQast war ein Implementierungsplan von 21 Tagen vorgesehen, und dank der hervorragenden Arbeit unseres Buchhaltungsteams in Zusammenarbeit mit dem hilfsbereiten und reaktionsschnellen Implementierungsteam von FloQast ging es sogar noch schneller", berichtet Ron.

Zeitmanagement, Beseitigung von Rückständen

Zeit ist kostbar, egal in welcher Branche man tätig ist. Vor der Einführung von FloQast schloss Ironwood seine Bücher erfolgreich innerhalb von etwa einer Woche nach Quartalsende ab; Silver erkannte jedoch, dass es Möglichkeiten zur Rationalisierung bestimmter Aspekte des Prozesses gab.

"Jetzt, mit Hilfe von FloQast, ist der Abschlussprozess angemessener gestaffelt, der Rückstand bei den Prüfern ist geringer und die Sichtbarkeit für alle Beteiligten erhöht", sagte er. "Das ist ein großer Vorteil für unser Team." -Ron Silver, Corporate Controller und Hauptbuchhaltungsbüro

Als börsennotiertes Unternehmen ist die Einhaltung des SOX-Gesetzes für Ironwoods Geschäftstätigkeit von entscheidender Bedeutung. "Wir haben in FloQast Erinnerungen und Kontrollen zur Einhaltung der SOX-Richtlinien hinzugefügt", so Silver. "Diese Aufgaben sind jetzt Teil der Abschluss-Checkliste, wodurch wir sicherstellen können, dass sie immer im Blick bleiben und rechtzeitig erledigt werden.

Silver war auch von der Intuitivität des FloQast-Produkts und der Unterstützung, die sein Team während des Einführungsprozesses erhielt, beeindruckt. "Unser Implementierungsmanager bot unserem Team einen erstklassigen Kundenservice und eine erstklassige Schulung, und wenn wir vor und nach dem Go-Live irgendwelche Fragen hatten (egal wie klein sie waren), war FloQast sofort zur Stelle", sagte er. "Das Kundenerfolgsteam antwortet schnell, und mir gefällt, dass es eine einzige E-Mail-Adresse für alle Fragen gibt. Wir haben bereits neue Teammitglieder aufgenommen, und die Benutzerfreundlichkeit von FloQast führt zu einer schnellen Mitarbeiterproduktivität - was wichtig ist, wenn wir expandieren."

"FloQast ermöglicht eine effiziente Genehmigung und Aktualisierung von Dokumenten und benachrichtigt die Beteiligten in Echtzeit über Überarbeitungen. Die automatischen E-Mail- und Erinnerungsfunktionen sind eine enorme Hilfe für unser Team und mich." -Ron Silver, Corporate Controller und Leiter der Buchhaltung

Silver hat in seinem früheren Unternehmen bereits eingehende Erfahrungen mit anderen Abschlussmanagementlösungen gesammelt. Silver erinnerte sich an einen viel längeren Implementierungsprozess, der etwa drei Monate dauerte, und an einen schwierigeren Workflow-Prozess. "Wenn ein Prüfer eine Änderung vornehmen wollte, und sei es auch nur eine geringfügige Änderung des Wortlauts, konnte er dies nicht selbst tun", stellte er fest. "Ich musste das Dokument ablehnen und es per E-Mail zurückschicken, damit das Team die Änderung vornehmen konnte. Dieses Hin und Her war das Gegenteil von Effizienz, vor allem, wenn man ein Team leitete, zu dem auch Buchhalter an ausländischen Standorten mit unterschiedlichen Arbeitszeiten gehörten." Das ist bei FloQast nicht der Fall.

Bottom-Line-Vorteile

FloQast bot genau das, wonach Ironwood suchte. Das Unternehmen war in der Lage, ein neues, aktualisiertes System in weniger als drei Wochen nahtlos zu implementieren und einzuführen und dabei die gewünschte Kontrolle und Transparenz zu gewährleisten. "Ich kann die Vorteile, die FloQast für Ironwood bietet, leicht erkennen", so Silver. "Es hat unserem Team einen reibungslosen, effizienten und personaloptimierten Abschlussprozess gebracht."