Wie FinQuery die Zeit bis zum Abschluss halbiert und gleichzeitig die Sichtbarkeit und Zusammenarbeit verbessert

Die Plattform FinQuery, ehemals LeaseQuery, bietet Finanz- und IT-Fachleuten weltweit Einblicke in das Leasing- und SaaS-Ausgabenmanagement. Angesichts des starken Umsatz- und Mitarbeiterwachstums in jüngster Zeit haben die Buchhaltungsleiter von FinQuery die manuellen Prozesse unter die Lupe genommen, die die Fähigkeit des Unternehmens zur effizienten Skalierung bedrohten - insbesondere den manuellen Monatsabschluss, der über Tabellenkalkulationen und E-Mail verwaltet wurde. Seit der Implementierung von FloQast hat FinQuery die Kontrollen und die Transparenz erhöht, die Zusammenarbeit verbessert und die Zeit bis zum Abschluss um die Hälfte reduziert - von 10 auf 5 Tage.

"FloQast hat mir geholfen, meine Produktivität zu steigern. Es hält mich nicht nur über mein Team auf dem Laufenden, das den Abschluss vorantreibt, sondern gibt mir auch die Möglichkeit, mich auf strategischere Bereiche zu konzentrieren, die für das Unternehmen am wichtigsten sind."

- Justin Smith, CFO

FinQuery hat es sich zur Aufgabe gemacht, die benutzerfreundlichsten und vertrauenswürdigsten Lösungen zur Kostensenkung, Risikominimierung und Effizienzsteigerung für die größten Ausgabenbereiche eines Unternehmens - Leasingverträge und Software-Abonnements - bereitzustellen. Mit einem wachsenden Kundenstamm von mehr als 7.000 Organisationen und über 34.000 Nutzern wurde die Notwendigkeit einer verbesserten Effizienz von höchster Bedeutung.

FinQuery erkannte die Ineffizienzen in ihrem manuellen Monatsabschlussprozess und suchte nach einer Lösung, um ihre Ziele effektiv zu erreichen. 

"Es war sehr sinnvoll, eine Lösung zu finden, die uns hilft, Zeitverschwendung zu vermeiden und die Effizienz unseres Monatsabschlusses zu steigern", sagte Justin Smith, Chief Financial Officer von FinQuery. "Vor FloQast war unser Abschluss beispielsweise ein sehr manueller Prozess, der größtenteils mit Tabellenkalkulationen durchgeführt wurde."

Die Auswirkungen der Abhängigkeit von manuellen Prozessen bei FinQuery machten sich vor allem in einem langwierigen Monatsabschluss bemerkbar. "Wir schlossen im Durchschnitt in etwa 10 Tagen ab", sagte Smith, "und wir wussten, dass wir es mit Automatisierung und sorgfältigeren Prozessen besser machen konnten."

"Wir wollten eine Close-Lösung, die uns sowohl mehr Effizienz als auch mehr Transparenz und bessere Kontrollen bietet", so Smith. "Nachdem wir einige andere Lösungen evaluiert hatten, entschieden wir uns schließlich für FloQast aufgrund seiner intuitiven Benutzerfreundlichkeit und seines guten Rufs."

Die Implementierung der Lösungen Close Management und ReMind von FloQast erwies sich für FinQuery als transformativ. Durch die Zentralisierung aller Checklisten, Arbeitsabläufe und Informationsanfragen entfiel das Hin und Her beim manuellen Abrufen von Berichten und dem Ausschneiden und Einfügen von Informationen per E-Mail.

"Mit FloQast ist jetzt alles in der Anwendung enthalten, so dass wir sofort mit der Ausführung beginnen können, und wir wissen, dass es keine blinden Flecken gibt", so Smith.

"Wir haben einen besseren Überblick darüber, wer geprüft, wer genehmigt und wer die Freigabe veranlasst hat. All das ist nicht nur während des Monats von Vorteil, sondern auch am Ende des Jahres, wenn Sie mit Ihrem Wirtschaftsprüfer zusammenarbeiten."

- Justin Smith, CFO

Die finanziellen und betrieblichen Auswirkungen der Automatisierung des Abschlussmanagements

Die Auswirkungen von FloQast auf den Betrieb von FinQuery waren sowohl greifbar als auch erheblich. Es hat nicht nur die Gesamtproduktivität des Teams erhöht, sondern auch eine bemerkenswerte 50-prozentige Reduzierung der für den Abschlussprozess aufgewendeten Zeit erreicht. Smith erklärt: "Wir müssen jetzt nicht mehr so schnell neue Mitarbeiter einstellen, um unser Wachstum zu bewältigen und unsere Ziele für die Abschlusstage zu erreichen."

"Wenn Sie fünf Tage pro Monat einsparen können, kommen Sie auf 30 bis 60 Tage pro Jahr", so Smith. "Multiplizieren Sie das mit der Anzahl der Teammitglieder, die den Abschluss unterstützen, und Sie werden echte Einsparungen sehen. Das ist ein absoluter ROI."

Zusätzlich zu den finanziellen Gewinnen brachte FloQast eine neue Ebene der Transparenz in die Prozesse von FinQuery. Die Plattform ermöglichte einen Einblick in Genehmigungen, Überprüfungen und Freigaben, was sich im monatlichen Arbeitsablauf und bei Jahresendprüfungen als unschätzbar wertvoll erwies.

"Wir haben einen besseren Überblick darüber, wer geprüft, wer genehmigt und wer die Freigabe veranlasst hat. All dies ist nicht nur während des Monats von Vorteil, sondern auch am Ende des Jahres, wenn Sie mit Ihrem Wirtschaftsprüfer zusammenarbeiten", so Smith.

CFO-Produktivität - und Seelenfrieden

Es wäre leicht, einen der vielleicht größten Vorteile der FloQast-Lösung zu übersehen - die Möglichkeit, den CFO zu entlasten, ohne den Überblick zu verlieren. Dank der gestrafften und zentralisierten Prozesse stellte CFO Justin Smith fest, dass FloQast die Teameffizienz verbessert und ihn gleichzeitig davor bewahrt, ständig in die alltäglichen Kleinigkeiten hineingezogen zu werden.

"Wenn der Prozess aus E-Mail-Postfächern und Tabellenkalkulationen gesteuert wird, kann jemand in meiner Position unmöglich den gesamten Abschlussprozess verfolgen", so Smith. "FloQast steigert die Produktivität meines Teams und versetzt es in die Lage, selbständig intelligentere Finanzentscheidungen zu treffen. Es hat mir auch geholfen, meine persönliche Produktivität zu verbessern, da ich über die Abschlüsse meines Teams informiert bin und mich gleichzeitig auf andere, übergeordnete Prioritäten und strategische Initiativen konzentrieren kann, die für den Erfolg des Unternehmens entscheidend sind."