Wie FloQast AutoRec diesen CHG Healthcare Accounting Manager mehr als 20 Stunden pro Monat für Bankerfassungen einspart

CHG Healthcare mit Hauptsitz in Utah bietet heute Personaldienstleistungen für Ärzte, Krankenschwestern und andere medizinische Berufe auf der ganzen Welt an und erreicht jährlich 25 Millionen Patienten.

Anfang 2019 befand sich Lexi Graham, Leiterin der Buchhaltung bei CHG Healthcare in Utah, in einer wenig beneidenswerten Situation, die leider vielen Buchhaltern bekannt ist.

Aufgrund einer Umstrukturierung ihres Teams fehlten ihr zwei Buchhalter, so dass Graham deren Arbeit zusätzlich zu ihren bisherigen Aufgaben übernehmen musste, während sie diese Positionen besetzte. Schnell war sie mit der schieren Menge der abzustimmenden Transaktionen überfordert.

Damals lernten Graham und ihr Team FloQast AutoRec kennen, eine KI-gestützte Lösung, die den Abstimmungsprozess automatisiert und vielbeschäftigten Buchhaltungsteams Stunden oder sogar Tage pro Monat erspart.

Nach der Einführung von AutoRec konnte Graham jeden Monat 22 Stunden einsparen, was ihr Zeit verschaffte, den Abschlussprozess genauer zu analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

Wiederherstellung des Vertrauens in den Prozess

Nachdem sie FloQast bereits seit einiger Zeit zur Verwaltung ihres Abschlusses eingesetzt hatten, hatten Graham und ihre Kollegen immer noch mit der schieren Menge an Transaktionen zu kämpfen, die mit den rund 190 Abstimmungen verbunden waren, die sie jeden Monat durchführen mussten. Dies führte dazu, dass eine Reihe von Abstimmungen mit geringerer Priorität auf künftige Monate verschoben wurden, was zu einem Rückstau führte, der in jedem Quartal abgearbeitet werden musste.

Als Graham für einige Monate mit der Bearbeitung von etwa 100 Abstimmungen betraut wurde - während sie gleichzeitig ihre regulären Aufgaben erledigte - schätzt sie, dass sie 38 Stunden pro Monat allein für die Abstimmung von Transaktionen aufwenden musste. Mit AutoRec konnte sie fast drei Arbeitstage pro Monat einsparen, so dass sie Zeit hatte, alle Abstimmungen abzuschließen und mehr Zeit für wertschöpfende Projekte zu verwenden, anstatt einen Rückstand abzuarbeiten.

"Vor dem Einsatz von FloQast gab es keinen wirklichen Prozess; man hat sich mit den risikoreichen Abstimmungen für den Abschluss befasst und ist dann weitergegangen und hat die risikoarmen Abstimmungen jedes Quartal auf einmal abgeschlossen", so Graham. "Mit AutoRec gibt es keine offenen Posten mehr: Jede Abstimmung ist erledigt, und das spart mir unglaublich viel Zeit."

Zeit umverteilen und gleichzeitig die Effizienz steigern

Mit 22 Stunden im Kalender konnte sich Graham darauf konzentrieren, mehr über das Unternehmen zu erfahren und
Wege zur Verbesserung der bestehenden Prozesse zu finden.

"Bevor wir FloQast AutoRec implementierten, stimmten wir Transaktionen ab, indem wir eine Kalkulationstabelle mit einer anderen verglichen", erinnert sich Graham. "AutoRec macht diesen Prozess so viel einfacher. Man verbringt nicht mehr so viel Zeit mit dem Formatieren der Tabellenkalkulationen
und eine Million Mal auf Control-F zu drücken. Jetzt habe ich die Zeit, mir unsere Konten genauer anzusehen und zu verstehen, warum etwas funktioniert oder nicht funktioniert, und eine Lösung zu finden.

Nach der Einstellung von zwei neuen Buchhaltern berichtete Graham, dass sie nun über die nötige Bandbreite verfügte, um sie zu schulen. Außerdem stellte sie fest, dass die Einführung von AutoRec dazu beitrug, den Einarbeitungsprozess zu beschleunigen, so dass sich die neuen Mitarbeiter viel schneller als erwartet in das Unternehmen einbringen konnten.

"Der Einführungsprozess war viel schneller als erwartet, weil die Mitarbeiter ihre Zeit nicht damit verbringen müssen, herauszufinden, wie die Transaktionen zusammenpassen: AutoRec erledigt das für sie."

"Es ist nie einfach, neben den täglichen Aufgaben neue Mitarbeiter zu schulen, aber da ich nicht mehr so viel Zeit mit Abstimmungen verbringe, habe ich tatsächlich Zeit, sie zu schulen", so Graham.

"Ich bin sauer, dass wir AutoRec nicht schon früher eingeführt haben.

Im Rückblick auf ihre Zeit mit FloQast AutoRec äußerte sich Graham sehr positiv über die Gesamterfahrung.

"AutoRec hat mir mindestens 22 Stunden Zeitersparnis verschafft", sagt sie. "Jetzt kann ich mich auf Dinge konzentrieren, die zusätzliche Recherchen erfordern, anstatt manuell nach Übereinstimmungen zu suchen. Ich bin wütend, dass wir AutoRec nicht schon früher eingeführt haben, denn die Vorteile sind so erheblich.

Aber so zufrieden sie auch mit AutoRec ist, Graham war sich über ihre eigentliche Lieblingsfunktion von FloQast im Klaren.

"Oh mein Gott, das Customer Success Team bei FloQast ist wunderbar", sagte sie. "Sie sind ehrlich gesagt meine Favoriten. Wenn ich irgendwelche Fragen habe, antworten sie sofort. Ich bin voll des Lobes über den Kundenservice von FloQast. Ich würde am liebsten nach Kalifornien kommen und sie einfach einen Tag lang besuchen. So sehr liebe ich alle diese Leute."

Das ist ein großes Lob.