FloQast bietet Onfido Transparenz und neue Ressourcen, um effizienter und proaktiver zu arbeiten

OnfidoOnfido mit Sitz in London bietet eine Real-Identity-Plattform, die Personen digital verifiziert und ihnen den Zugang zu Dienstleistungen erleichtert. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, Verifizierungsmethoden auf individuelle Nutzer- und Marktbedürfnisse zuzuschneiden, indem sie Dokumenten- und biometrische Überprüfungen, vertrauenswürdige Datenquellen und passive Betrugssignale kombiniert.

Heerad Zahedi, Senior Finance Business Partner bei Onfido, kam 2020 zum Unternehmen und stellte fest, dass das 12-köpfige Team Schwierigkeiten hatte, Monatsabschlüsse organisiert durchzuführen. Trotz der Dokumentation der Verantwortlichkeiten stand das Team vor Herausforderungen und musste seinen Abschlussprozess jedes Mal neu überdenken. Der Monatsabschlussprozess war hektisch und zeitaufwändig und machte deutlich, dass eine bessere Transparenz und Organisation erforderlich war.

"Die größte Herausforderung, mit der wir konfrontiert waren, bevor wir ein Tool wie FloQast überhaupt kannten, war der Monatsabschluss", erinnert sich Heerad. "Der Prozess des Monatsabschlusses ist ein ziemlich hektischer Prozess. Er kann sich über einen längeren Zeitraum hinziehen. Es ist wichtig, dass wir unsere Mitarbeiter zur Rechenschaft ziehen und unsere Fristen einhalten können. Wir mussten auch unsere Flussanalyse verbessern, einen Weg finden, um Prüfkommentare zu organisieren und die Vollständigkeit aller unserer Buchhaltungscodes zu gewährleisten, z. B. in der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz." 

Umsetzung und Festlegung von grundlegenden Zielen

Onfido entdeckte FloQast im Jahr 2020 und wurde einer der ersten Kunden in Europa. Nachdem das Team einige Produktdemos gesehen hatte, erkannte es eindeutig den Wert der Lösung und entwarf ein Ziel für die Einführung des Programms. Ihr übergeordnetes Ziel war es, eine bessere Struktur für den Abschlussprozess zu schaffen und die benötigten Arbeitstage von 8-10 auf 5 Tage zu reduzieren, um die Ressourcen effektiver zu verteilen und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich auf wertschöpfende Aktivitäten statt auf administrative Aufgaben im Zusammenhang mit dem Abschluss zu konzentrieren. Heerad teilte mit, dass das Unternehmen seine Abläufe zentralisieren und rationalisieren wollte, insbesondere die manuellen und zeitintensiven Aufgaben, die tagelange Arbeitszeiten verschlangen. Mit Hilfe ihres engagierten Spezialisten für die Account-Implementierung wurden kleinere Änderungen und Anpassungen vorgenommen, um den Prozess innerhalb von FloQast zu optimieren, und das Team war innerhalb weniger Wochen einsatzbereit.

Steigerung der Teamleistung durch freundschaftlichen Wettbewerb

Onfido hat FloQast als wertvolles Werkzeug erkannt und bei der Einführung des Programms einen kleinen freundschaftlichen Teamwettbewerb eingeführt. Es gibt einen laufenden Teamwettbewerb, bei dem eine Rangliste erstellt wird, wer sich am häufigsten einloggt, um die ihm zugewiesenen Aufgaben zu erledigen. Ein Tool, das sie gut angenommen haben, ist ReMinddas für ihre Mehrwertsteuer- und Gehaltsabrechnungsprozesse verwendet wird. "Wir nutzen auch intensiv die Slack-Integration, die wirklich nützlich ist, weil die Mitarbeiter immer daran erinnert werden können, was sie zu tun haben und wie sie es tun sollen", sagt Heerad.

Eine echte Ressource für die Buchhaltung

Schon bald nach der Einführung erkannte Onfido, dass die Funktionen von FloQast es ihnen ermöglichten, verschiedene Aspekte der Buchhaltungsvorgänge effizienter und mit ihren verschiedenen Geschäftseinheiten anzugehen. Durch die Ausweitung des Einsatzes von FloQast auf die entsprechenden Geschäftspartner im gesamten Unternehmen konnte nicht nur der Abschluss auf 5 Arbeitstage reduziert werden, sondern auch die Effizienz der einzelnen Abteilungen im gesamten Unternehmen erheblich gesteigert werden.

"Wir haben vor kurzem damit begonnen, FloQast Ops für mehr operative, alltägliche Projekte zu nutzen, die über den Abschluss hinausgehen, wie z. B. die Abwicklung unserer Zahlungen an Lieferanten oder die Abholung von Bargeld bei Kunden. Es hat sich als so nützlich erwiesen, dass wir alle Aufgaben an einem zentralen Ort organisiert haben und es zu unseren BAU-Aktivitäten (Business as usual) hinzugefügt haben. 

"Mit FloQast Ops ist es einfach, Aufgaben zuzuweisen, jeder weiß, was er zu tun hat, und die Fristen sind klar." - Heerad Zahedi, Senior Finance Business Partner

Ein echter Geschäftspartner

Neben der Funktionalität von FloQast ist Heerad von dem Customer Success Team als Geschäftspartner begeistert.

"Ich denke, das Beste daran ist das Kundenerfolgsteam, das uns so praktisch zur Seite steht und schnell auf unsere Bedürfnisse reagiert", sagte er. "Ich mag die vierteljährlichen Besuche und wie wir besprechen können, wo wir stehen und was wir auf der Grundlage der FloQast-Analyse noch tun können, das ist großartig.

Auf die Frage, ob er anderen Finanz- und Buchhaltungsteams ein Tool wie FloQast empfehlen würde, kam Heerad direkt zur Sache. "Ich empfehle FloQast auf jeden Fall und tue dies auch weiterhin, wann immer ich kann.

"Wenn Sie planen, Ihr Team zu vergrößern, selbst wenn Sie ein kleines Team sind, ist FloQast wirklich nützlich", sagte er. "Ich denke, es ist der Weg nach vorne für alle Buchhalter in der Zukunft. FloQast eröffnet einen neuen Weg in die Buchhaltung und verleiht der Rolle etwas mehr Leichtigkeit, weil man Dinge abhaken kann und in der Lage ist, seine Abstimmungen mit mehr Selbstvertrauen und Vollständigkeit durchzuführen, und man hat ein gutes Gefühl, wenn man der Geschäftsleitung darüber berichtet. Ich kann gar nicht genug betonen, wie hilfreich es ist, alles in einem einzigen System organisiert zu haben. Ich kann FloQast nur empfehlen."

"Ich kann gar nicht genug betonen, wie hilfreich es ist, alles in einem System organisiert zu haben. Ich kann FloQast nur empfehlen." - Heerad Zahedi, Senior Finance Business Partner