Über den Nahbereich hinaus: Passport rationalisiert AP und AR mit FloQast Ops

Das Monatsende ist unter Kontrolle und auf nur sechs Tage komprimiert, Passportein Anbieter von Software für die Parkraumbewirtschaftung und den Zahlungsverkehr, wollte mehr Struktur und Transparenz in seine Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie in seine Cash Forecasting-Funktionen bringen. Mit den erweiterten, workflow-spezifischen Dashboards für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung von FloQast Ops schließt Passport schneller ab und hat eine bessere operative Kontrolle erreicht, die Anpassungen für die Jahresendprüfung eliminiert und wichtige Buchhaltungsfunktionen in einer zuverlässigen Quelle für mehr Einfachheit und Genauigkeit konsolidiert.

Nichts ist nervenaufreibender und stressiger für einen Buchhalter als veraltete, fehlende oder schlichtweg falsche Zahlen. 

Sam UptonSam Upton, Vice President, Controller bei Passport, war bereits ein begeisterter Nutzer von FloQast Close , hatte aber Bedenken wegen der Kontrollen und dezentralen Informationsquellen, die für die Abstimmung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung verwendet wurden.

"Mit dem neuen Wachstum und der Expansion war es uns ein bisschen zu viel geworden, und wir brauchten einen strukturierteren Prozess speziell für AP und AR", sagte Upton. "MineralTree und NetSuite sind unsere Verarbeitungsplattformen, aber die regelmäßigen Wartungsaktivitäten, Überprüfungen und Aktualisierungen wurden nicht rechtzeitig und konsequent durchgeführt.

In Zusammenarbeit mit seinem FloQast Accounting Success Manager lernte Upton die zusätzlichen Buchhaltungs-Workflows kennen, die über den Abschluss hinausgehen und bereits in seinem FloQast-Abonnement enthalten waren. FloQast Opseinschließlich Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Compliance, FP&A, Reporting, Operations und Payroll.

"FloQast Ops hat es uns ermöglicht, die bewährten Praktiken, die wir bereits anwandten, zu kodifizieren und zu erfassen, und wir können nun alles an einer Stelle nachverfolgen", so Upton. "Es ist einfacher zu sehen, dass die Dinge erledigt wurden, und es hat uns wirklich geholfen, Rechenschaft abzulegen.

Kontrollen und Zusammenarbeit für AP & AR - All-Inclusive

Upton sagte, dass die Kenntnisse seines Teams über FloQast Close Checklisten, Notizen und Dashboards leicht auf die zusätzlichen AP- und AR-Workflows übertragen werden konnten.

"Die wichtigsten Aktivitäten und Mahnungen für den Abgleich von Lieferantenauszügen, die Überprüfung von Zahlungsbedingungen und die Kontrolle von Skonti sind jetzt alle einzeln aufgeführt, und es war kein großer Aufwand, sie hinzuzufügen. Dadurch, dass wir sie sichtbarer und routinemäßiger machen, konnten wir Feuerwehraktionen vermeiden und größere Probleme verhindern." - Sam Upton, Vizepräsident, Controller

Auch die AR-Seite hat sich besser organisiert und ist verantwortungsbewusster geworden.

"Unsere Checklisten auf der AR-Seite sind anders, aber besonders wichtig, weil sie sich auf unsere Kunden und den Geldeingang auswirken", so Upton. "Wir haben jetzt Workflow-Aufgaben, um die Rechnungsbedingungen, die Zahlungsbuchungen und die Rechnungsdokumentation zu prüfen, die unsere Kunden benötigen, um uns zu bezahlen. 

Die kollaborativen Funktionen von FloQast Ops haben auch die Produktivität und Kommunikation des Teams verbessert.

"Wir nutzen die Notizfunktion sehr häufig, insbesondere beim Hochladen von Arbeitsmappen oder anderen Dokumenten", so Upton. "Die Notizen verdeutlichen wichtige Details, was zusätzliche E-Mails oder Slack-Nachrichten oder das Durchsuchen von Google Drive vermeidet, was Zeit und doppelte Arbeit für alle im Team sowie für unsere externen Prüfer spart.

Intuitive und iterative Benutzererfahrung führt zu sofortigem Mehrwert

Die integrierten FloQast-Workflows waren leicht einzurichten und zu verwenden. Geringfügige Änderungen oder Modifikationen können auch im laufenden Betrieb vorgenommen werden.

"Es war sehr nahtlos, alles in FloQast zu übernehmen", so Upton. "Ich kann die Arbeitsabläufe auch iterieren oder ergänzen, wenn wir entscheiden, dass wir neue Kontrollen oder Details brauchen, die uns helfen, jeden Monat besser zu werden.

Zwar haben sich Zeitersparnis und Vertrauen seit der Erweiterung der FloQast-Workflows verbessert, doch für Upton ist es vor allem die Gewissheit, dass die Dinge beim ersten Mal richtig gemacht werden.

"Das Wichtigste für mich ist der Komfort, alles an einem Ort zu haben, zu wissen, wo wir stehen, und darauf vertrauen zu können, dass es korrekt ist", sagte Upton.

"FloQast Ops hat uns als Team am meisten geholfen und uns die meiste Zeit erspart, weil wir eine absolut saubere Prüfung ohne Anpassungen durchführen konnten. Wir machen jetzt jeden Monat alles richtig und müssen am Jahresende nichts mehr korrigieren." - Sam Upton, Vizepräsident, Controller