Podimo: Mit FloQast zum Monatsabschluss in nur 4 Tagen

Podimo ist weltweit einer der am schnellsten wachsenden Abonnement-Services für Podcasts und Hörbücher im Premium-Segment. Das Unternehmen wurde 2019 in Kopenhagen gegründet, verfügt mittlerweile über 7 globale Standorte und beschäftigt insgesamt rund 250 Mitarbeiter:innen. Der Monatsabschluss nahm regelmäßig 14 Arbeitstage in Anspruch – ein Zeitraum, den das Podimo Accounting-Team reduzieren wollte. Mit FloQast gelang dies konsequent: Die Technologie konnte nicht nur externe Buchhaltungsservices komplett ersetzen, sondern verschaffte den Mitarbeiter:innen mehr Transparenz und Kontrolle in punkto Compliance und Reporting. So fallen für den Monatsabschluss inzwischen nur noch 4 Werktage an. Mehr noch: Für das Finance & Accounting Team bleibt nun auch wieder Zeit zur Organisation neuer Kapitalrunden, Creator-Partnerschaften sowie zur Unterstützung der weiteren Marktexpansion.

"Ich würde FloQast empfehlen, weil es ein zuverlässiges, zeitgerechtes und prüfbares Kontrollumfeld sicherstellt, sowohl was die Checkliste für den Monatsabschluss als auch die Bilanzabstimmungen betrifft."

Podimobietet eine Vielfalt hochwertiger Audio-Produktionen. Abonnent:innen, Creator:innen und Partner:innen weltweit sollen dabei stets mit einem digitalen Benutzererlebnis der Spitzenklasse begeistert werden.

Ein starkes Angebot, das sich bezahlt macht:Innerhalb weniger Jahre konnte sich die Plattform insbesondere in Mitteleuropa und Lateinamerika etablieren. Verbunden wird der Name Podimo dabei mit exklusiven Inhalten, personalisierten Empfehlungen, klarer Navigation, intuitivem Design und zusätzlichem kuratiertem Video-Content.

Eindrucksvoll zeigt sich der große Zuspruch auch an 33.000 Rezensionen mit 5 Sternen.

Beim Monatsabschluss hingegen hinkte man den eigenen Standards lange Martin Dalskov, Senior Accounting Manager bei Podimo, zu berichten weiß. Pünktlich, präzise und effizient – so hätte dieser Prozess eigentlich schon immer sein sollen. Als Dalskov 2022 zum Unternehmen kam, war hier jedoch noch sehr viel Luft nach oben.

"Durchgeführt wurde unser Monatsabschluss zum damaligen Zeitpunkt immer von einem externen Anbieter. Das war nicht nur teuer, sondern ließ auch in Sachen Genauigkeit und Zeitaufwand einiges zu wünschen übrig. Bis zu 14 Arbeitstage mussten wir auf das Ergebnis warten“, erinnert sich Dalskov. „Einen derart wichtigen Prozess wollten wir einfach besser kontrollieren können. Vom buchhalterischen Standpunkt, aber natürlich auch, um unser geschäftliches Wachstum weiter adäquat unterstützen zu können.“

Wachstum und Geschäftsergebnisse skalieren – über den Monatsabschluss

Mit seinem noch jungen Team und unter dem Druck äußerst ambitionierter Wachstumspläne machte sich Dalskov an die Arbeit. Dabei kristallisierten sich FloQast und Automatisierung rasch als zentrale Bausteine für seine Zielvorgaben heraus.

"Als wir gesehen haben, wie hervorragend FloQast mit unserem ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central integrierbar ist, war das eine Art Aha-Erlebnis für uns“, blickt er auf einen entscheidenden Moment zurück. "Wir konnten unsere über 700 Hauptbuch-Konten nahtlos synchronisieren und für jeden unserer mehr als 10 Geschäftsbereiche Monat für Monat dieselbe Dateistruktur erstellen – mit einem Klick. Die Entscheidung für FloQast lag für uns damit auf der Hand.“

Dank Integration mit MS Dynamics 365 ohne Vorlaufzeit und enger Unterstützung bei der Implementierung durch das FloQast Customer Success Team lagen zwischen Projektbeginn und Go-Live gerade einmal 6 Wochen. 

"In der Zeit wurde ich zum zweiten Mal Vater und konnte dadurch einige Wochen nicht aktiv mitwirken. Das tat dem Erfolg des Projekts aber überhaupt keinen Abbruch“, freut sich Dalskov auch heute noch. „Ich kam zurück und stand vor einem fantastischen Ergebnis: Die Implementierung von FloQast war komplett abgeschlossen und in jeder Hinsicht perfekt.“

Dashboards: Schneller zum Abschluss mit tagesaktuellem Überblick

Mit den Dashboards für den Monatsabschluss von FloQast entfallen viele manuelle Prüfungen zu einzelnen Geschäftsbereichen, Ländern und Konten. 

"Sowohl das Delegieren von Aufgaben als auch ihre Umsetzung ist mit FloQast effizienter geworden“, erläutert Dalskov. „Über FloQast als Plattform kommuniziere ich die Aufgaben und weise sie zu. Dort tracken wir sie dann auch. Dadurch ist alles viel transparenter und wir wissen immer genau, wo wir stehen.“

Die Dashboards werden täglich aktualisiert und vermitteln so stets ein klares Bild zu aktuellen Entwicklungen und etwaigen Problemstellen.

"Dalskov hierzu: „Für die FloQast Dashboards habe ich mir Shortcuts angelegt – sie sind aber ohnehin den ganzen Tag in meinem Browser geöffnet und liefern mir wichtige Informationen. Zum Beispiel zu Aufgaben, die noch nicht abgeschlossen sind oder bei denen noch etwas fehlt, oder Bilanzkonten, die noch nicht abgestimmt sind. Mit diesen Details kann ich dann auch die nächsten Schritte exakt einsteuern und mein Team passend anleiten. Und so brauchen wir jetzt keine 14 Arbeitstage mehr für den Monatsabschluss, sondern nur noch 4 bis 6.“

Auch für zusätzliche Effizienzgewinne bleibt jetzt Zeit, ebenso wie für weitere Infrastrukturthemen, wie sie gerade in dynamischen Start-ups regelmäßig anfallen. Allein die Zeitersparnis beim Monatsabschluss ist für Dalskov schon ein starkes Argument für FloQast. Doch auch im Hinblick auf Compliance und Audit-Vorbereitung liefert die Technologie für ihn umfassende Vorteile.

„Gerade Compliance war für mich bei Podimo schon immer eine absolute Priorität. Unsere globale Präsenz, unsere Wachstumspläne und ein möglicher Börsengang in der Zukunft bedeuten hier erweiterte Verpflichtungen“, führt er aus. „Durch die Hinzunahme von FloQast konnten wir unsere Dokumentation und Kontrollmechanismen in vielerlei Hinsicht verbessern. So sind wir jederzeit bestens auf Prüfungen durch Investoren und Auditoren vorbereitet und für die Anforderungen öffentlicher Märkte aufgestellt.“

Wertvoll war für Dalskov auch die Zusammenarbeit mit den FloQast Entwickler:innen und ihre Offenheit für seine Feature-Ideen und Optimierungsvorschläge.

"Grundsätzlich war FloQast von Anfang an immer interessiert an meinem Input. Als mich das Development-Team dann aber direkt kontaktierte, weil es meine Anregungen genauer mit mir besprechen wollte, war das schon nochmal ein weiteres tolles Zeichen. Denn wenn ein Partner derart an kontinuierlicher Verbesserung interessiert ist, sichert einen das auch als Kunden zusätzlich ab."