Compliance
Was ist ein Compliance-Management-System?
Was ist ein Compliance-Management-System?
Haben Sie das Gefühl, dass es zu viel zu beachten gibt, wenn es um die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften geht? Fragen Sie sich, ob es einen besseren Weg gibt, um mit den Vorschriften Schritt zu halten und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält? Ein Compliance Management System (CMS) könnte genau das sein, wonach Sie suchen. Es bietet eine effiziente, zuverlässige Methode, um mit der Gesetzgebung Schritt zu halten und einheitliche Prozesse in Ihrem Unternehmen durchzusetzen.
Lassen Sie uns also in die Schlüsselkomponenten eines CMS eintauchen und untersuchen, wie Sie ein CMS nutzen können, um die Einhaltung von Industriestandards zu gewährleisten und an der Spitze aller regulatorischen Änderungen zu bleiben.
Bedeutung eines Compliance-Management-Systems für den Geschäftsbetrieb
In der Geschäftswelt bedeutet Compliance die Einhaltung einer Vielzahl von Geschäftsprozessen, Systemen, Normen, Kodizes, internen Richtlinien, Verträgen und einschlägigen Gesetzen und Vorschriften.
Ein Compliance-Management-System in Ihren Geschäftsabläufen trägt dazu bei, dass das Unternehmen die Vorschriften einhält. Dadurch können Kosten gesenkt und Bußgelder, Unternehmenssanktionen, Produktrückrufe, rechtliche Haftung, Strafen für die Nichteinhaltung der SOX-Vorschriften und Rufschädigung vermieden werden.
Ein Compliance-Management-System hilft Unternehmen bei der Einhaltung all dieser Richtlinien, Verfahren und Gesetze:
- Einbindung von Anforderungen in Geschäftsprozesse
- Sicherstellen, dass jeder in der Organisation seine Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften versteht
- Überprüfung der Arbeitsabläufe, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben wahrnehmen und die erforderlichen Anforderungen erfüllen
- Erforderlichenfalls Korrekturmaßnahmen ergreifen
Angesichts der weltweit zunehmenden Gesetzgebung und Vorschriften ist es für große Unternehmen fast unmöglich, ein Compliance-Programm allein zu bewältigen. Ein Compliance-Management-System hilft Unternehmen daher, über alle relevanten Gesetze und Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben und das Risiko von Strafen, Bußgeldern und sogar strafrechtlicher Verfolgung zu verringern.
Der Einsatz des richtigen Compliance-Management-Systems erleichtert nicht nur die Compliance-Aufgaben, sondern kann in manchen Fällen auch dazu beitragen, einige Arbeitsabläufe ganz zu eliminieren, indem es viele mühsame, zeitaufwändige Prozesse wie Planung, Überwachung, Genehmigungen und vieles mehr automatisiert. Mit den richtigen Lösungen für Compliance-Manager und Automatisierungen kann Ihr Team seine begrenzten Ressourcen besser nutzen und sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren.
Vorteile des Compliance Management Systems
Ein Compliance-Management-System (CMS) bietet Unternehmen eine umfassende Lösung, mit der sie sicherstellen können, dass ihre Geschäftsabläufe in vollem Umfang den einschlägigen Bundes-, Landes- und Kommunalgesetzen und Compliance-Vorschriften entsprechen. Der Einsatz eines CMS bietet vier Hauptvorteile:
- Minimiert das Risiko. Unternehmen stecken viele Ressourcen in die Entwicklung von Geschäftsprozessen, die das Risiko verringern. Ein Compliance-Management-System ist ein zentraler Aufbewahrungsort für wichtige Informationen zu diesen Prozessen und ermöglicht den selektiven Zugriff auf sensible Informationen.
- Bessere Sicherheit. In einem Compliance-Management-System werden Mitarbeiter, Drittanbieter und Dienstleister authentifiziert, bevor sie Zugriff auf Daten erhalten. Dadurch wird verhindert, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten.
- Genauere Risikobewertungen. Ein CMS hilft Unternehmen bei der Risikobewertung im Rahmen aller Governance- und Compliance-Bemühungen. Mit einem klaren Bild potenzieller Bedrohungen können Unternehmen Risiken steuern, indem sie ihre bestehenden Kontrollen bewerten, um festzustellen, ob sie angemessen sind. Eine bessere Risikobewertung hilft auch bei internen Audits und externen Auditberichten.
- Zuordnung von Anforderungen und Aktivitäten. Wenn sich gesetzliche Anforderungen ändern, ist es oft schwierig zu wissen, wie die Compliance-Prozesse angepasst werden müssen. Mit einem CMS können Unternehmen Maßnahmen den Anforderungen zuordnen, die die Aktivitäten bestimmen, und ihre Geschäftspraktiken proaktiv anpassen, um konform zu bleiben.
Schlüsselelemente eines Compliance-Management-Systems
Ein wirksames CMS hilft Unternehmen, ihre Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen und Compliance-Risiken zu verringern. Um effektiv zu sein, sollte es die folgenden Elemente enthalten:
Aufsicht durch Vorstand und Management
Ein erfolgreiches Compliance-Management-System erfordert die Aufsicht sowohl durch den Vorstand als auch durch die Geschäftsleitung. Dies gibt den "Ton an der Spitze" vor und trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter die Einhaltung der Vorschriften ernst nehmen.
Ein Compliance-Beauftragter
Der Vorstand sollte einen Compliance-Beauftragten ernennen, der für die Compliance-Aktivitäten verantwortlich ist und regelmäßige Compliance-Audits durchführt.
In einer großen Organisation kann es sich um eine Vollzeitstelle handeln. In kleineren Organisationen können die Aufgaben des Compliance-Beauftragten von einem oder mehreren Mitarbeitern auf Teilzeitbasis übernommen werden.
Richtlinien und Verfahren
Ein umfassender Satz von Richtlinien und Verfahren ist für jedes CMS unerlässlich. Diese sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie mit den relevanten Gesetzen und Vorschriften auf dem neuesten Stand sind. Die Organisation sollte auch den Mitarbeitern die notwendige Ausbildung und Schulung zukommen lassen, um sicherzustellen, dass sie die Richtlinien und ihre eigene Verantwortung verstehen.
Überwachung und Rechnungsprüfung
Ein CMS sollte Verfahren zur Überwachung des Betriebs, zur Überprüfung von Prozessen auf Schwachstellen und zur Durchführung von Compliance-Audits enthalten, um sicherzustellen, dass die internen Kontrollen des Unternehmens wie geplant funktionieren. Wenn diese Compliance-Aktivitäten dokumentiert und auf visuellen Dashboards zusammengefasst werden, ist es einfach, die Compliance-Aktivitäten des Unternehmens zu überwachen.
Wenn bei den Überwachungsmaßnahmen oder Prüfungen der Einhaltung von Vorschriften Verstöße aufgedeckt werden, sollte die Organisation auch über ein Verfahren zur Verfolgung, Meldung und Behebung dieser Verstöße verfügen.
Wie man ein erfolgreiches Compliance-Management-System schafft oder verbessert
Die Schaffung oder Verbesserung eines erfolgreichen Compliance-Management-Systems ist ein wichtiges Unterfangen für jedes Unternehmen. Es erfordert ein tiefgreifendes Verständnis der geltenden Gesetze, Vorschriften und Industriestandards sowie die Verpflichtung zur Einhaltung einheitlicher Prozesse im gesamten Unternehmen.
Hier sind einige Tipps für die Erstellung oder Verbesserung eines erfolgreichen CMS:
- Richtlinien und Verfahren einführen. Erstellen Sie Richtlinien und Verfahren für alle Bereiche der Compliance, einschließlich Dokumentation, Datensicherheit, Risikomanagement, Compliance-Schulungen, Berichterstattung über Vorfälle und mehr.
- Automatisieren Sie Ihre Compliance. Der Einsatz von Technologie zur Automatisierung der Einhaltung von Vorschriften trägt dazu bei, das Risiko menschlicher Fehler zu verringern, und stellt sicher, dass Richtlinien, Verfahren und Prozesse im gesamten Unternehmen einheitlich bleiben. Außerdem können Sie so potenzielle Bereiche, in denen die Vorschriften nicht eingehalten werden oder Schwachstellen bestehen, schnell erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Automatisierte Systeme ermöglichen auch eine effizientere Nachverfolgung von Prüfungen und Berichterstattung.
- Schulungen anbieten. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die nötige Ausbildung und Schulung, damit sie ihre Pflichten verstehen und die Vorschriften einhalten können.
- Benennen Sie die Verantwortung. Weisen Sie Schlüsselpersonen die Verantwortung dafür zu, dass das CMS ordnungsgemäß implementiert und gewartet wird.
- Überwachung der Einhaltung der Vorschriften. Regelmäßige Überwachung von Abläufen und Prozessen, um sicherzustellen, dass sie den Vorschriften entsprechen.
- Bleiben Sie auf dem Laufenden. Halten Sie sich über alle relevanten Gesetze, Vorschriften und Branchenstandards auf dem Laufenden, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen stets die Vorschriften einhält.
Beispiel
Ein Beispiel für ein erfolgreiches Compliance-Management-System ist das von Amazon für seine Lieferkette eingesetzte System. Das Amazon Supply Chain Standards Manual umreißt die Anforderungen an Lieferanten und Einrichtungen, die an der Produktion von Amazon-Produkten beteiligt sind.
Sein CMS umfasst:
- Ein Verhaltenskodex für Lieferanten. So müssen die Lieferanten beispielsweise die geltenden Gesetze einhalten und den Arbeitnehmern Arbeitsrechte und respektvolle Arbeitsbedingungen bieten.
- Anforderungen, die Einrichtungen erfüllen müssen, um sich für die Herstellung von Amazon-Produkten zu qualifizieren. Zum Beispiel müssen die Arbeiter ein angemessenes Alter haben und freiwillig arbeiten, ohne dass ihnen körperliche oder finanzielle Strafen drohen.
- Unabhängige Prüfer verifizieren die Einhaltung der Standards. Die Auditoren inspizieren die Einrichtungen, befragen die Mitarbeiter, ermitteln Probleme bei der Einhaltung der Standards und arbeiten mit den Lieferanten zusammen, um einen Plan für Abhilfemaßnahmen zu entwickeln.
Diese Maßnahmen helfen Amazon dabei, die geltenden Gesetze und Vorschriften einzuhalten und den Ruf des Unternehmens zu schützen.
Das Compliance-Management-System Ihres Unternehmens ist vielleicht nicht so formell und umfangreich wie das von Amazon. Dennoch ist es ein wesentlicher Bestandteil, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Branchenstandards einhält, die Datenintegrität aufrechterhält, die mit der Nichteinhaltung verbundenen Kosten reduziert und das Unternehmen vor finanziellen und sogar strafrechtlichen Sanktionen schützt.
Einführung eines Compliance-Management-Systems
Unternehmen können ein Compliance-Management-Programm einführen, indem sie:
- Ernennung eines Chief Compliance Officers oder eines Compliance Managers mit Kenntnissen über bewährte Verfahren des Änderungsmanagements und der Befugnis, Richtlinien zu erstellen und zu überarbeiten
- Verabschiedung schriftlicher Compliance-Richtlinien, -Verfahren und -Verhaltensstandards
- Ernennung von Compliance-Verantwortlichen aus verschiedenen Abteilungen, die die Anforderungen an die Mitarbeiter weitergeben und jeden disziplinieren, der sich nicht an die gesetzlichen Vorgaben hält
- Bereitstellung eines Schulungsprogramms für die Einhaltung der Vorschriften, um Mitarbeiter auf allen Ebenen zu schulen, damit sie die Standards des Compliance-Programms verstehen und wissen, warum sie notwendig sind
- Schaffung einer zweiseitigen Kommunikation, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Fragen zu stellen, Probleme zu melden, ethische Bedenken anzusprechen und betrügerisches oder illegales Verhalten anonym zu melden, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen
- Umsetzung des CMS und Überwachung der wichtigsten Leistungsindikatoren zur Messung seiner Wirksamkeit
- Ergreifen von Abhilfemaßnahmen, wenn Schwachstellen oder Verstöße aufgedeckt werden
Wenn Sie die oben genannten Tipps befolgen, kann Ihr Unternehmen ein erfolgreiches Compliance-Management-System aufbauen oder verbessern und sicherstellen, dass Sie bereit und in der Lage sind, die Compliance-Anforderungen in einem sich ständig verändernden Umfeld zu erfüllen.
