Treatwell améliore la transparence étroite en fin de mois et la collaboration entre les équipes grâce à FloQast

Créateur de logiciels de gestion de salon Treatwell a révolutionné numériquement la communauté de la coiffure et de la beauté à travers l'Europe, mais jusqu'à récemment, ses tâches de fin de mois et ses tie-outs étaient bloqués dans l'ère noire numérique des feuilles de calcul partagées et des rapprochements manuels. Depuis la mise en œuvre de FloQast Close, l'équipe comptable de Treatwell, désormais répartie dans 13 pays, a amélioré la transparence, la confiance et les délais d'exécution pour une expérience Close plus confiante et collaborative. En tant que principale plateforme de réservation en Europe pour l'organisation de rendez-vous chez la coiffure et la beauté, Treatwell, basée à Londres, a créé un moyen convivial et puissant de se connecter aux salons de beauté. Depuis 2008, Treatwell a attiré avec succès 40 000 salons partenaires dans 13 pays qui traitent plus de 5 millions de réservations par mois. La croissance a apporté de nombreux avantages, mais elle a également présenté des défis spécifiques sur le plan comptable en ce qui concerne la clôture de fin de mois. En tant que directeur du contrôle financier du groupe, Jack Robson dirige la clôture mensuelle de Treatwell. Un processus qui, avant la mise en œuvre de FloQast, laissait beaucoup à désirer. « Les rapprochements n'ont pas toujours été suivis de la meilleure façon », explique Jack. « Et la direction ne savait pas exactement où nous en étions à la clôture, ce qui a créé du stress et de la confusion au sein de l'équipe. » Nazia Begum, comptable en information financière du groupe, ajoute plus de détails sur les points de friction liés à la clôture avant FloQast. « Avant FloQast, nous gérions notre processus de fermeture sur Google Sheets. Il s'agissait d'un processus très manuel dans lequel les membres de l'équipe devaient entrer et surligner les cellules en fonction de leur statut », explique Nazia. « Nous avions besoin d'un processus pour préparer les cahiers de travail et garantir que les notes de révision seraient traitées en temps opportun. »

Organisation et automatisation d'une meilleure clôture de fin de mois

Jack et son équipe ont choisi FloQast pour son expérience utilisateur moderne et ses fonctionnalités avancées, par rapport aux autres concurrents du secteur. Les mises à jour automatiques de la balance d'essai, les notifications en temps réel sur les listes de contrôle et les fonctionnalités pratiques de prise de notes tiennent les équipes informées et la direction informée. « FloQast Close fonctionne très bien avec NetSuite, en particulier en ce qui concerne le rapprochement. L'extraction automatique des soldes permet d'économiser beaucoup de temps et de travail manuel », explique Jack. « Cela signifie que les réviseurs sont sûrs que le solde est en fait le dernier solde de NetSuite, et cela les alerte également dès qu'un élément est déséquilibré, ce qui est très pratique. » Begum a déclaré que le processus de mise en œuvre était rapide et efficace, et plus facile que prévu grâce à l'équipe d'assistance d'experts. « La mise en œuvre de FloQast avec notre système ERP, NetSuite, s'est déroulée très facilement », a déclaré Nazia. « L'équipe d'assistance était très compétente, car la plupart d'entre eux avaient suivi une formation de comptable et d'auditeur. Ils savaient de quoi nous parlions tout de suite et comment y répondre. » Compte tenu des sites distants internationaux de l'équipe, Jack a déclaré que la fonction de liste de contrôle de FloQast était également un ajout bienvenu. « La fonction de liste de contrôle a été excellente », a déclaré Jack. « Parce que nous sommes une équipe tellement internationale, cela signifie que les gens sont toujours au courant de ce que font tous les autres membres de l'équipe, ce qui signifie que nous pouvons effectuer des tâches rapidement, savoir où nous en sommes et faire avancer les choses. »

Support client haut de gamme et réussite de la mise en œuvre

Jack a indiqué qu'il appréciait la relation que leur équipe a établie avec l'équipe de FloQast Customer Success.

{souligner}

L'équipe FloQast a été géniale. C'est bien qu'une grande partie de l'équipe soit elle-même composée d'anciens auditeurs. Notre équipe financière compte également de nombreux anciens auditeurs, nous avons donc beaucoup de connaissances communes. La mise en œuvre a été extrêmement fluide. Le produit est facile à comprendre, et même si notre équipe est nombreuse, elle est toujours disponible pour répondre à toutes vos questions.

- Nazia Begum, Group Financial Reporting Accountant

{souligner}

Jack a ajouté que l'intégration de NetSuite avait été plus rapide que prévu pour une solution d'entreprise telle que FloQast. Le FloQast Intégration d'API certifiée « Built for NetSuite » a permis à l'équipe Treatwell de fonctionner rapidement, ce qui a permis une adoption plus rapide et un délai de rentabilisation plus court. « La mise en œuvre a été simple et directe, de bout en bout, elle a pris deux semaines », explique Jack. « L'API FloQast pour NetSuite s'est connectée instantanément, tout comme les intégrations avec Slack et Google Drive. »

FloQast est « fantastique et nous facilite la vie »

Les incertitudes, les inconnues et les tâches différées ont été réduites pour l'équipe Treatwell depuis la mise en service de FloQast. « Nous ne sommes plus dans l'ignorance quant à l'état d'avancement du processus ou à la recherche de mises à jour et de détails », explique Jack. « FloQast extrait automatiquement les derniers soldes de NetSuite, et l'ensemble du processus semble plus détendu et plus fiable. » Lorsqu'on lui a demandé s'il recommanderait FloQast à d'autres équipes comptables, Jack a insisté sur le fait que l'expérience globale de son équipe avait été excellente. « FloQast a été plus facile à mettre en œuvre que nous ne le pensions », explique Robson. « L'équipe est fantastique et elle veille à ce que tout se passe bien. Le logiciel nous a beaucoup facilité la vie. Les gains de temps que nous avons réalisés au sein de l'équipe, dans les différents pays, ont également porté leurs fruits. » Jack a déclaré que cela avait également fait le bonheur des responsables financiers.

{souligner}

Nos dirigeants souhaitaient obtenir des informations plus rapides et plus précises sur notre clôture afin de pouvoir prendre de meilleures décisions. Et nous avons tenu cette promesse.

- Nazia Begum, Group Financial Reporting Accountant

{souligner}