PulteGroup construit une clôture plus rapide et améliore la productivité de l'équipe grâce à FloQast

La société publique PulteGroup, Inc. (NYSE : PHM), basée à Atlanta, en Géorgie, est l'une des plus grandes entreprises américaines de construction de maisons, présente sur plus de 40 marchés dans tout le pays. Lorsque la société a voulu réduire la consommation de papier, accélérer sa clôture mensuelle et rationaliser les rapports de conformité, elle a mis en œuvre FloQast Close, ReMind et Ops. Grâce à FloQast, PulteGroup a permis à ses contrôleurs régionaux et à plus de 250 membres du personnel comptable de numériser les listes de contrôle de la clôture mensuelle, d'éliminer les signatures sur papier, de raccourcir les courbes d'apprentissage et de réduire de moitié les délais de clôture, qui sont passés de 14 à 7 jours.

La clôture mensuelle chez PulteGroup, le troisième plus grand constructeur de maisons du pays, est une tâche importante. Avec plus de 29 000 clôtures de maisons par an et un chiffre d'affaires annuel de 15,8 milliards de dollars réparti sur 27 États, la coordination et la consolidation de la clôture mensuelle représentent un effort herculéen.

Mais Erica Woods, l'une des contrôleuses régionales de l'entreprise, et ses collègues comptables hybrides à distance répartis dans tout le pays y parviennent. Désormais, grâce à FloQast, ils le font avec moins de papier, plus de rapidité et une plus grande transparence. Mais il n'en a pas toujours été ainsi.

"Nous avions auparavant un processus très manuel", explique M. Woods. "Nous avions des feuilles de calcul avec des listes de contrôle sauvegardées sur un disque partagé, puis imprimées, et ensuite stockées dans des dossiers en accordéon avec nos documents justificatifs qui étaient également imprimés. Nous avions beaucoup de papier.

Ce n'était qu'une des 27 divisions qui avaient besoin d'une coordination mensuelle de la clôture. Brien O'Meara, vice-président et contrôleur de gestion, a pris la décision stratégique d'automatiser et de rationaliser la clôture avec FloQast.

"Nous avions besoin d'éliminer les traces écrites, ainsi que la douleur et la confusion qui en découlent, et c'est pourquoi nous avons choisi FloQast", a déclaré M. O'Meara. C'est pourquoi nous avons choisi FloQast", explique M. O'Meara. "Il est facile à utiliser, tout en étant très complet et capable de gérer notre clôture comptable - y compris les flux de travail liés aux rapports SOX et SEC - du début à la fin".

Clôtures de fin de mois sans papier - en deux fois moins de temps

Selon M. Woods, l'assemblage des informations de Close n'a pas été le principal défi. L'impression, les révisions et les signatures manuelles ont ajouté une semaine supplémentaire au processus.

"FloQast s'intègre à notre système ERP Lawson et met à jour les balances de vérification toutes les heures, de sorte que je sais que je dispose des chiffres les plus récents et non d'une ancienne impression qui doit être vérifiée séparément par rapport au système ERP", explique M. Woods. "Et chaque fois qu'il y a un déséquilibre, FloQast nous alerte et nous le fait savoir, de sorte que nous travaillons toujours avec les bons chiffres.

Woods n'a plus à se préoccuper de l'évolution de l'équipe ni de l'avalanche de courriels et d'appels téléphoniques.

"FloQast me permet de voir chaque élément clos et son statut", explique M. Woods. "Non seulement je peux voir s'il a été complété, mais je peux aussi voir qui l'a examiné et tous les documents justificatifs qui l'accompagnent.

La productivité et le nombre de jours de fermeture de Mme Woods et de son équipe se sont considérablement améliorés depuis l'utilisation de FloQst.

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Grâce à la centralisation des notes, des documents et des signatures, nous avons ramené à une semaine ce qui était auparavant un processus de clôture de 14 jours", explique M. Woods. "Cela signifie que nous pouvons passer à autre chose et nous préparer à conquérir le mois suivant.

‍-Erica Woods, contrôleur

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Auditeurs, demandes et "FloSquad" (équipe d'auditeurs)

Les audits internes et externes de PulteGroup sont devenus plus faciles, selon M. Woods, car FloQast résout le principal problème de la plupart des audits : la localisation de la documentation et des preuves nécessaires.

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Les auditeurs internes disposent dans FloQast d'un nouveau niveau d'accès et de preuves qu'ils n'avaient pas auparavant. Ils peuvent consulter n'importe quel compte ou rapprochement qu'ils souhaitent, et nous n'avons pas à le faire pour eux.

‍-Erica Woods , contrôleur

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Les demandes d'informations mensuelles ont également été automatisées grâce à FloQast. Par exemple, le volume élevé de clôtures mensuelles de terrains et de maisons chez PulteGroup doit faire l'objet d'un rapport de la part d'autres départements en dehors de la comptabilité. Le module ReMind de FloQast automatise ces demandes d'information pour Woods et son équipe.

"Nous envoyons chaque semaine des demandes d'information automatisées par l'intermédiaire de FloQast sur les prévisions de ventes et d'achats de terres afin de pouvoir les ajouter à nos prévisions de trésorerie", a déclaré M. Woods. "C'est plus rapide et plus facile pour tout le monde.

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FloQast élimine les obstacles à la clôture des comptes avec précision, dans les délais et de n'importe où, au moindre coût. Il s'agit d'un outil inestimable qui nous a permis de naviguer dans un environnement de travail de plus en plus dynamique."‍

- Brien O'Meara, vice-président et contrôleur général

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La croyance de Mme Woods en FloQast et en son efficacité a fait d'elle l'une des personnes les mieux informées et les plus actives, ce qui lui a même valu de faire partie de la "Flo Squad", un petit groupe de super-utilisateurs de FloQast de PulteGroup qui sert de service d'assistance interne ad hoc. Mme Woods affirme qu'il est agréable d'être une ressource pour les autres et que cela contribue à la collaboration et au moral de l'ensemble de l'équipe.

"C'est la meilleure mise en œuvre de solution à laquelle j'ai participé", a déclaré M. Woods. "Elle est conviviale, nos employés l'apprécient vraiment et elle nous aide à mieux travailler en équipe. Travailler avec FloQast a été formidable".