Kodiak Cakes : "Nous sommes sûrs d'être fermés à 100 % avec FloQast".

Des gens sains et un travail acharné sont les moteurs de la culture et du rythme de la marque alimentaire Kodiak Cakes, basée à Park City, dans l'Utah, et qui connaît une croissance rapide. Lorsque la frustration et les retards causés par la clôture mensuelle sont devenus insoutenables, l'équipe comptable de Kodiak Cakes a décidé d'y remédier grâce à FloQast. Non seulement la clôture mensuelle est passée de 10 à 7 jours, mais la précision et la transparence se sont également améliorées, donnant à l'équipe le workflow, le suivi et les rapports qui lui permettent d'affirmer en toute confiance qu'elle est "100% fermée".C'est une philosophie qui permet aux employés de mettre un peu d'eux-mêmes dans leur travail chaque jour et qui a contribué à faire du fabricant de gaufres et de flapjack l'une des marques alimentaires les plus reconnues et à la croissance la plus rapide au monde, ainsi que l'un des lieux de travail les plus admirés de l'Utah. Sonja Matson, contrôleuse adjointe, travaille dans l'entreprise depuis six ans et se consacre entièrement à la marque, aux produits, à l'entreprise et donne vraiment le meilleur d'elle-même. Pour rester fidèles à leur engagement d'excellence et faire face aux nouvelles vagues de croissance et d'expansion, Sonja Matson et ses collègues savaient qu'ils devaient remédier à un processus de clôture de fin de mois devenu trop chaotique, stressant et chronophage : "Nous utilisions des listes de contrôle dans Excel, nous jonglions avec plusieurs versions et nous n'étions jamais tout à fait sûrs de ce qui était terminé ou non, si bien que la clôture s'éternisait", explique Sonja Matson. "Dès que nous avons vu la démo de FloQast, nous nous sommes demandé comment faire pour que cela soit approuvé. Nous avons donc démontré que nous pouvions clôturer plus rapidement et avec plus de précision grâce à FloQast, et cela a fonctionné.

La décision sans équivoque entre l'augmentation du personnel et l'automatisation

Mme Matson a reconnu que l'automatisation était son seul espoir d'accélérer la clôture mensuelle de Kodiak Cakes. Après des discussions approfondies et des démonstrations à SuiteWorld, le plus grand rassemblement annuel de la communauté NetSuite d'Oracle, la décision a été prise d'opter pour FloQast : "C'était une évidence à l'époque, et nous ne savions même pas tout ce que FloQast pouvait faire", a déclaré Mme Matson. "Il ne servait à rien d'affecter davantage de personnel à ce problème. Nous devions apporter l'automatisation et l'organisation de FloQast si nous voulions faire une réelle différence dans notre processus Close. "L'intégration avec Oracle NetSuite a été rapide et facile, et l'équipe de soutien à la clientèle de FloQast s'est occupée de tous les détails de la mise en œuvre. Les résultats en termes de rapidité et de précision ont été immédiats : "Grâce aux liens directs de FloQast avec NetSuite, nous pouvons non seulement être sûrs d'avoir les chiffres les plus récents, mais aussi qu'ils sont corrects", a déclaré M. Matson.

Garder une longueur d'avance sur le calendrier serré grâce à la productivité et à la responsabilisation au quotidien

Mme Matson et son équipe de 11 personnes utilisent FloQast tous les jours pour vérifier les tâches, effectuer des rapprochements en milieu de mois et veiller à ce que les problèmes soient nettoyés et résolus tout au long du mois plutôt qu'à la dernière minute. FloQast s'est également avéré utile pour rendre compte de la santé et de la position de l'entreprise aux investisseurs extérieurs, a expliqué Mme Matson.

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"Notre équipe de direction veut savoir où nous en sommes le 8 du mois et nous pouvons désormais le faire grâce à FloQast", a déclaré M. Matson. "La clôture de fin de mois s'effectuant désormais en sept jours, notre Directeur financier a plus de temps pour se préparer pleinement et dispose de tout ce dont il a besoin pour parler de l'entreprise avec intelligence et confiance."

- Sonja Matson, contrôleur adjoint

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Si les objectifs ultimes de clôture mensuelle plus rapide et d'amélioration de la précision des informations ont été atteints, Matson considère également FloQast comme un outil de formation continue et d'amélioration des performances.

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"J'ai commencé à faire des captures d'écran de nos tableaux de bord analytiques pour montrer à tous les membres de l'équipe le volume et la vitesse de nos progrès tout au long du mois", a déclaré Matson. "Les gens sont compétitifs et veulent faire mieux, donc le partage public de notre situation nous motive à dépasser nos seuils et nos points de référence. C'est un petit coup de pouce agréable sans avoir à dire 'hey, dépêche-toi' ou à interpeller quelqu'un directement".

‍- Sonja Matson, contrôleur adjoint

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Matson a déclaré que les intégrations Slack et OneDrive ont également permis d'améliorer l'efficacité en facilitant l'étiquetage pour les révisions et les approbations. Les membres de l'équipe n'ont pas à essayer plusieurs méthodes de communication ou étapes pour obtenir des approbations. "FloQast a tout consolidé en un seul endroit pour nous tous, y compris pour le Directeur financier et les auditeurs, de sorte que personne n'a à chercher des écritures de journal, des transactions ou des chiffres dans NetSuite", a déclaré Matson. "Les comptes sont liés, les rapprochements sont documentés et tout est accompagné de notes en cas de questions. FloQast est extraordinaire et nous l'adorons.