Ironwood Pharmaceuticals trouve dans FloQast une "adéquation parfaite entre fonctionnalité et simplicité".

Ironwood Pharmaceuticals, Inc. ("Ironwood") est une société de soins de santé axée sur les maladies gastro-intestinales qui se consacre à la création de médicaments qui font la différence pour les patients souffrant de maladies gastro-intestinales. L'équipe comptable d'Ironwood s'occupe de plusieurs fonctions financières, notamment la comptabilité, la paie, les capitaux propres, les comptes créditeurs, la trésorerie, les rapports à la SEC et la conformité à la loi SOX. Ron Silver est le contrôleur de gestion et le comptable principal d'Ironwood, chargé de superviser tous ces processus et de gérer l'équipe.Ironwood a cherché à rationaliser l'efficacité de ses opérations financières en utilisant FloQast pour rationaliser et automatiser le flux de données financières entre les feuilles de calcul et son système SAP. "La solution SaaS de FloQast offrait la fonctionnalité et la simplicité parfaites pour ce que nous voulions réaliser", a déclaré M. Silver. "Elle était parfaitement adaptée à notre objectif.

La flexibilité plutôt que la complexité

Il n'a pas fallu longtemps à Silver pour se rendre compte que FloQast était "une solution différente" dans tous les sens du terme.

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"Il possède tout ce dont nous avons besoin pour une entreprise de notre taille. En plus de la facilité de formation et de mise en œuvre, c'est l'approche agile qui le fait si bien fonctionner".

- Ron Silver, contrôleur général et comptable principal

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Avant FloQast, la gestion du cycle de clôture était entièrement basée sur Excel et offrait la possibilité de gagner en efficacité grâce à l'utilisation d'un outil de gestion de la clôture adapté : "Tout était basé sur Excel et impliquait beaucoup d'efforts manuels", explique M. Silver. "Il s'agissait notamment de notre calendrier de clôture, de notre liste de contrôles de clôture et de notre fichier principal de réconciliation. Toutes les mises à jour d'état et les flux de travail étaient saisis manuellement dans un fichier Excel partagé. Ironwood cherchait à améliorer son efficacité, son intégration et ses contrôles tout en restant convivial. Avec FloQast, l'équipe d'Ironwood a pu le faire rapidement et de manière transparente. Le fait que FloQast soit compatible avec Excel et s'intègre facilement à SAP a été l'un de ses facteurs de différenciation : "Avec les solutions concurrentes, vous devez transférer tous les rapprochements de comptes de bilan d'Excel à une plateforme de rapprochement prédéfinie", a déclaré M. Silver. "C'était un travail supplémentaire que d'introduire un élément dans un outil de gestion des clôtures à des fins de rapprochement des comptes, puis de l'extraire (et de le réintégrer dans Excel) pour le distribuer en interne à des partenaires commerciaux qui ne sont pas comptables. Notre équipe a apprécié le fait que FloQast soit une couche conviviale au-dessus des rapprochements existants basés sur Excel. Nous n'avons pas eu besoin de mettre en œuvre un changement de processus complet et inutile. FloQast a permis une mise en œuvre intuitive avec un outil que notre équipe utilise déjà.

Un processus de mise en œuvre rapide et sans heurts

Il était impératif de maintenir l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée et de ne pas mettre la pression sur l'équipe comptable d'Ironwood, et FloQast a tenu ses promesses. M. Silver a vanté la facilité de mise en œuvre offerte par FloQast. Nous voulions commencer la mise en œuvre au début du mois de mars et la terminer avant la fin du trimestre", explique M. Silver. "Je pouvais dire en toute confiance à nos cadres supérieurs que FloQast serait opérationnel en l'espace d'un mois. Et c'est ce que nous avons fait. Le déploiement de FloQast s'est fait selon un plan de 21 jours, mais il a été plus rapide que cela grâce à l'excellent travail de notre équipe comptable en partenariat avec l'équipe de mise en œuvre utile et réactive de FloQast", a déclaré Ron.

Gérer le temps, éliminer les retards

Le temps est précieux, quel que soit le secteur d'activité. Avant FloQast, Ironwood parvenait à clôturer ses comptes dans un délai d'environ une semaine après la fin du trimestre ; toutefois, Silver a reconnu qu'il était possible de rationaliser certains aspects du processus.

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"Désormais, avec l'aide de FloQast, le processus de clôture est mieux échelonné, les retards des réviseurs sont réduits et toutes les personnes impliquées bénéficient d'une meilleure visibilité", a-t-il déclaré. "C'est un énorme avantage pour notre équipe. -Ron Silver, contrôleur de gestion et comptable principal

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En outre, en tant qu'entreprise publique, la conformité à la loi SOX est essentielle pour les activités d'Ironwood. "Nous avons ajouté des rappels et des contrôles de conformité SOX dans FloQast", explique M. Silver. Nous avons ajouté des rappels et des contrôles de conformité SOX dans FloQast", explique M. Silver. "Ces tâches font désormais partie de la liste de contrôles fermée, ce qui est un excellent moyen de s'assurer qu'elles restent à l'esprit et qu'elles sont effectuées dans les délais. "Notre responsable de la mise en œuvre a fourni un service client et une formation de premier ordre à notre équipe, et si nous avions des questions (aussi petites soient-elles) avant et après la mise en service, FloQast était là pour nous aider", a-t-il déclaré. "L'équipe chargée du suivi des clients répond rapidement et j'apprécie le fait qu'il n'y ait qu'une seule adresse électronique pour toutes les questions. Nous avons déjà ajouté de nouveaux membres à notre équipe, et la facilité d'utilisation de FloQast se traduit par une productivité rapide du personnel - ce qui est important à mesure que nous nous développons."

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"FloQast permet d'approuver et de mettre à jour efficacement les documents et d'informer les parties prenantes des révisions en temps réel. Les fonctions d'envoi automatisé d'e-mails et de rappels sont d'une aide précieuse pour notre équipe et pour moi-même."

- Ron Silver, contrôleur de gestion et comptable principal

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M. Silver a acquis une expérience approfondie avec d'autres solutions de gestion des clôtures au sein de son ancienne entreprise. Il se souvient d'un processus de mise en œuvre beaucoup plus long, d'une durée d'environ trois mois, et d'un processus de workflow plus difficile. "Si un réviseur souhaitait apporter une modification, même mineure, il ne pouvait pas le faire lui-même", note-t-il. "Je devais rejeter le document et le renvoyer par courrier électronique pour que l'équipe puisse effectuer la modification. Ces allers-retours allaient à l'encontre de l'efficacité, surtout lorsqu'il s'agissait de gérer une équipe composée de comptables travaillant dans des pays étrangers et ayant des horaires de travail différents. Ce n'est pas le cas avec FloQast.

Avantages nets

FloQast offrait exactement ce qu'Ironwood recherchait. L'entreprise a pu mettre en œuvre et déployer en toute transparence un nouveau système actualisé en moins de trois semaines, tout en assurant les contrôles et la transparence souhaités. "Je peux facilement voir les avantages que FloQast apporte à Ironwood", a déclaré M. Silver. "Il a permis à notre équipe de mettre en place un processus de clôture fluide, efficace et optimisé pour le personnel.