Comment FinQuery a réduit de moitié les délais de clôture tout en améliorant la visibilité et la collaboration

La plateforme FinQuery, anciennement LeaseQuery, permet aux professionnels de la finance et de l'informatique du monde entier d'obtenir des informations sur la gestion des contrats de location et des dépenses SaaS. Avec la forte croissance récente du chiffre d'affaires et du nombre d'employés, les responsables de la comptabilité de FinQuery se sont penchés sur les processus manuels qui menaçaient la capacité de l'entreprise à évoluer efficacement - en particulier la clôture manuelle de fin de mois gérée à l'aide de feuilles de calcul et de courriers électroniques. Depuis l'implémentation de FloQast, FinQuery a renforcé les contrôles et la visibilité, amélioré la collaboration et réduit de moitié le délai de clôture, qui est passé de 10 à 5 jours.

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FloQast m'a aidé à augmenter ma productivité. Non seulement il me permet de rester informé sur mon équipe qui pilote le Close, mais il me libère pour me concentrer sur des domaines plus stratégiques qui sont les plus importants pour l'entreprise."

- Justin Smith, Directeur financier

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FinQuery s'est donné pour mission de fournir les solutions les plus conviviales et les plus fiables pour réduire les coûts, minimiser les risques et accroître l'efficacité des principaux postes de dépenses d'une entreprise - les contrats de location et les abonnements à des logiciels. Avec une base de clientèle croissante dépassant les 7 000 organisations et plus de 34 000 utilisateurs, le besoin d'améliorer l'efficacité est devenu primordial.

Reconnaissant les inefficacités de son processus manuel de clôture de fin de mois, FinQuery a cherché une solution pour atteindre efficacement ses objectifs.

"Il était tout à fait logique de trouver une solution pour éliminer les pertes de temps et améliorer l'efficacité de notre clôture mensuelle", a déclaré Justin Smith, directeur financier de FinQuery. "Par exemple, avant FloQast, notre clôture était un processus très manuel, réalisé en grande partie à l'aide de feuilles de calcul.

L'impact de la dépendance de FinQuery à l'égard des processus manuels s'est surtout fait sentir dans un processus de clôture de fin de mois qui traînait en longueur. "Nous clôturions en moyenne en dix jours", explique M. Smith, "et nous savions que nous pouvions faire mieux grâce à l'automatisation et à des processus plus diligents".

"Nous voulions une solution Close qui nous donnerait à la fois plus d'efficacité, une plus grande visibilité et de meilleurs contrôles", a déclaré M. Smith. "Après avoir évalué quelques autres solutions, nous avons finalement choisi FloQast pour son expérience utilisateur intuitive et sa réputation."

La mise en œuvre des solutions Close Management et ReMind de FloQast s'est avérée transformatrice pour FinQuery. En centralisant toutes les listes de contrôle, les flux de travail et les demandes d'informations, les allers-retours entre la production manuelle de rapports et le copier-coller d'informations par courrier électronique ont été éliminés.

"Maintenant, avec FloQast, tout est dans l'application, ce qui nous permet de commencer immédiatement à exécuter, et nous savons qu'il n'y a pas d'angles morts", a déclaré M. Smith.

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Nous avons une plus grande visibilité sur les personnes qui ont examiné et approuvé les documents, ainsi que sur les personnes qui ont donné leur accord. Tout cela n'est pas seulement utile au cours du mois, mais aussi à la fin de l'année lorsque vous travaillez avec votre auditeur.

- Justin Smith, Directeur financier

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L'impact financier et opérationnel de l'automatisation de la gestion des clôtures

L'impact de FloQast sur les opérations de FinQuery a été à la fois tangible et substantiel. Non seulement il a augmenté la productivité globale de l'équipe, mais il a également permis une réduction remarquable de 50 % du temps consacré au processus de clôture. Comme l'explique M. Smith, "nous n'avons plus besoin de recruter du personnel aussi rapidement pour gérer notre croissance et atteindre nos objectifs en matière de clôture".

"Si l'on considère que l'on peut économiser cinq jours par mois, on obtient 30 à 60 jours par an", a déclaré M. Smith. "Multipliez ce chiffre par le nombre de membres de l'équipe qui s'occupent de la fermeture et vous commencez à voir de vraies économies. Il s'agit d'un retour sur investissement absolu.

Outre les gains financiers, FloQast a apporté un nouveau niveau de transparence aux processus de FinQuery. La plateforme a fourni une visibilité sur les approbations, les révisions et les signatures, ce qui s'est avéré inestimable dans le workflow mensuel et lors des audits de fin d'année.

"Nous avons une plus grande visibilité sur les personnes qui ont examiné et approuvé les documents, ainsi que sur les personnes qui ont donné leur accord. Tout cela n'est pas seulement utile au cours du mois, mais aussi à la fin de l'année, lorsque vous travaillez avec votre auditeur", a déclaré M. Smith.

Directeur financier Productivité - et tranquillité d'esprit

‍Ilserait facile de négliger l'un des plus grands avantages de la solution FloQast - la capacité de libérer le Directeur financier sans perdre la supervision. Avec des processus rationalisés et centralisés, le Directeur financier Justin Smith a noté que FloQast a amélioré l'efficacité de l'équipe tout en lui évitant d'être constamment pris dans les détails quotidiens.

"Lorsque le processus est piloté à partir de boîtes de réception d'e-mails et de feuilles de calcul, quelqu'un dans ma position ne peut pas suivre l'ensemble du processus de clôture", a déclaré M. Smith. "FloQast stimule la productivité de mon équipe, en lui permettant de prendre elle-même des décisions financières plus judicieuses. Il m'a également aidé à améliorer ma productivité personnelle, en me tenant informé de l'avancement de la clôture par mon équipe, tout en me permettant de me concentrer sur d'autres priorités et initiatives stratégiques cruciales pour la réussite de l'entreprise.