GetYourGuide automatise les rapprochements et réduit les clôtures de fin de mois de plus de 50 % grâce à FloQast

La société berlinoise GetYourGuide, première plateforme mondiale de découverte et de réservation d'expériences de voyage, avait l'habitude de se battre pour ses clôtures de fin de mois - pour 16 entités internationales - avec un ensemble de feuilles de calcul décousues, de listes de contrôle et de rapprochements manuels, jusqu'à ce qu'elle trouve FloQast. Aujourd'hui, l'équipe comptable de GetYourGuide obtient des vues d'état en temps réel sur les tâches de clôture critiques, sait exactement qui y travaille et a réduit le temps total de rapprochement et de clôture de 20 à 7 jours.Depuis 2009, GetYourGuide est devenu la source de référence mondiale pour plus de 180 000 expériences telles que des visites guidées de la gastronomie, des expériences immersives et d'autres choses à faire dans le monde entier. L'entreprise en pleine croissance a mis en relation des voyageurs de presque tous les pays du monde avec plus de 120 millions d'expériences, des visites guidées par des experts locaux aux excursions culinaires, en passant par les cours de cuisine et d'artisanat, les billets coupe-file pour les monuments et les musées emblématiques, et bien plus encore.

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FloQast était 100 % plus convivial que tous les autres produits que nous avons examinés. Et nous avons pensé qu'il serait plus facile pour les nouveaux utilisateurs de l'apprendre et de l'utiliser immédiatement."‍

- Rebecca Stuart, Contrôleur financier du groupe

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De Sydney à Paris en passant par Dubaï, les 17 bureaux et les quelque 800 employés de GetYourGuide s'efforcent d'offrir des expériences inoubliables aux voyageurs du monde entier, tout en travaillant avec ses milliers de créateurs d'expériences pour développer leurs activités. Rebecca Stuart est contrôleur financier du groupe GetYourGuide et a la responsabilité globale de la clôture mensuelle. "Nous utilisions des listes de contrôle, nous faisions des balances de vérification manuellement et notre équipe de 1 à 5 personnes n'avait que peu ou pas de visibilité sur ce qui était terminé ou non terminé", a déclaré Rebecca. "Nous avons fait en sorte que cela fonctionne, mais nous savions que nous ne pouvions pas nous adapter et gérer efficacement une nouvelle croissance, ce n'était tout simplement pas viable."

Passer à l'échelle, à la vitesse et à la qualité

L'équipe comptable de GetYourGuide a immédiatement apprécié FloQast pour sa simplicité et sa conception intuitive. Une conversion ERP en cours vers SAP S/4HANA Cloud a également joué un rôle dans la décision, mais cela n'a pas retardé les plans de GetYourGuide pour aller de l'avant avec FloQast. " Même si nous changions d'ERP, nous n'avons pas hésité à mettre en œuvre FloQast pour la transparence et la productivité immédiates ", a déclaré Rebecca. "Nous sommes passés à SAP après deux ans d'utilisation de FloQast avec notre ancien ERP, et cette transition s'est faite sans douleur, comme si tout ce que nous avions à faire était de copier, coller et partager ; c'était très simple. Deux autres acteurs clés de l'équipe comptable de GetYourGuide sont également des utilisateurs chevronnés de FloQast. Carolina Rodrigues est chargée de clôturer chaque mois les entités commerciales allemandes de GetYourGuide, tandis que Victor Dominguez s'occupe de toutes les entités internationales. "Il a suffi d'une courte session de formation en ligne pour que nos utilisateurs s'approprient le logiciel et commencent à l'utiliser", explique Carolina. "Et si nous avons des questions par la suite, les équipes d'assistance et de réussite de FloQast sont formidables.

Transparence, rapprochement et clôture en 10 jours - le tout sur une seule plateforme

Selon Rebecca, la plateforme FloQast a permis de suivre plus facilement la croissance de l'entreprise et de collaborer entre les équipes. La mesure la plus tangible du succès a été la réduction des délais de rapprochement et de clôture : "Nous sommes désormais en mesure de rapprocher 600 comptes et de clôturer en 7 jours seulement, un processus qui nous prenait auparavant 20 jours en moyenne", a déclaré Rebecca, "et nous pensons pouvoir réduire ce délai de 1 à 2 jours supplémentaires en continuant à gagner en efficacité". "Carolina explique que la réduction des interruptions et des conversations parallèles, grâce aux tableaux de bord, aux notes et à l'intégration de Gmail de FloQast, permet à l'équipe de se concentrer et d'accomplir davantage de tâches en moins de temps.

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Nous avons réduit le nombre de courriels, de messages Slack et de conversations de bureau que nous avions l'habitude d'avoir pour les questions et les mises à jour d'état", a déclaré Carolina. "Nous avons désormais une vue d'ensemble de la charge de travail et une piste d'audit pour tout cela.

‍-Carolina Rodrigues , Responsable de la comptabilité de la plateforme

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Victor a récemment reçu un appel de référence d'une autre entreprise souhaitant acheter FloQast. Il a résumé les avantages de FloQast de la manière suivante.

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Vous pouvez prendre des décisions proches en temps réel, tout est suivi et vous aidez votre équipe à résoudre les problèmes et à faire avancer les choses, ce qui est vraiment le rôle principal de tout bon dirigeant", a déclaré Victor. "C'est plus facile, plus rapide, et tout le monde y gagne.

‍-Victor Dominguez, Responsable de la comptabilité internationale

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