Genesee & Wyoming automatise la clôture financière et migre vers l'ERP - en même temps

Genesee & Wyoming Inc. (G&W), l'un des principaux propriétaires et exploitants de 115 chemins de fer de marchandises dans le monde, avait besoin de rationaliser sa clôture de fin de mois, mais une migration ERP en cours menaçait de la retarder. Après avoir évalué les gains immédiats de productivité et de rapidité, ainsi que l'assistance complète à la migration ERP offerte par FloQast, G&W a décidé d'aller de l'avant. Grâce à l'implémentation de FloQast et à la migration ERP, G&W dispose désormais de systèmes financiers et de rapports plus cohérents et connectés, d'une vision plus claire des rapprochements de comptes, et est passé d'une clôture de 7 jours à 4 jours.

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FloQast a facilité la mise en œuvre et la modification de notre ERP. Il est sécurisé, centralisé et contrôlable, ce qui est exactement ce dont nous avions besoin et ce que nous avons obtenu.

- Jeff Pratt, directeur de la transformation financière

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En tant que directeur de la transformation financière chez G&W, Jeff Pratt est chargé de stimuler l'innovation et de mettre en œuvre de nouveaux systèmes dans les domaines de la finance et de la comptabilité. Lorsque la clôture mensuelle de G&W a été identifiée comme un domaine nécessitant une transformation, Jeff a étudié le marché, envoyé des appels d'offres à des acteurs cruciaux et a finalement choisi FloQast pour sa flexibilité en matière de données, sa mise en œuvre rapide, son éventail de capacités d'automatisation et sa fonctionnalité conviviale.

"Nous savions que nous allions mettre en œuvre un nouveau système ERP et nous voulions être sûrs de pouvoir effectuer ce changement facilement le moment venu", a déclaré Jeff. "FloQast nous convenait parfaitement. La mise en œuvre initiale s'est déroulée sans problème et il n'y a pas eu de problème lors de la migration vers l'ERP. L'assistance a été formidable.

‍MarcLaBarbera est le directeur de la comptabilité d'entreprise chez G&W et a également été impliqué dans le processus d'examen et de sélection. Lui et ses équipes travaillent dans FloQast chaque mois, gérant la clôture de fin de mois.

"Avant FloQast, la gestion du rapprochement de nos nombreux comptes de bilan représentait un défi important, ce qui rendait difficile de garantir que rien n'était oublié", a noté Marc. "Cependant, depuis l'intégration de FloQast, leur rapport de vérification de l'exhaustivité qui englobe tous les comptes ERP activement réconciliés nous a été incroyablement précieux, nous faisant gagner du temps et assurant notre préparation aux audits."

Clôture de mois organisée, migration ERP simplifiée

Selon Yvonne Roux, ACMA, CGMA et contrôleur régional adjoint de G&W pour le Royaume-Uni et l'Europe centrale, les rapprochements de comptes du bilan incomplets ou négligés constituaient également le défi le plus important d'un point de vue international.

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Pour la migration vers l'ERP, j'ai travaillé avec l'équipe de FloQast pour refaire notre plan comptable et reconfigurer les flux de travail, et ils ont été remarquables. La conversion de notre ancien système a été une expérience très positive pour nous puisque FloQast a servi de principale source de vérité pour les rapprochements pendant la transition."

- Marc LaBarbera, directeur de la comptabilité d'entreprise

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"De la réconciliation des comptes du bilan aux contrôles internes en passant par l'audit, FloQast nous a beaucoup aidés", a déclaré Yvonne, qui est basée à Londres. "Les rapprochements sont effectués, tout le monde sait qui fait quoi, et il n'y a pas de dissimulation ou d'accusation.

Yvonne a déclaré que le rapport de réconciliation a également renforcé la responsabilité et l'exhaustivité.

"Le rapport sur l'état d'avancement des rapprochements est envoyé à tout le monde ; votre nom y figure et c'est l'occasion de vérifier les progrès et de rattraper le retard ou de demander de l'aide", a-t-elle déclaré. "La visibilité et l'aspect pratique de tout ce qui est regroupé en un seul endroit ont renforcé la responsabilisation de toute l'équipe.

Lorsqu'est venu le moment de la migration ERP de Dynamics GP vers Dynamics 365, Marc a déclaré que tout s'est déroulé en douceur et rapidement, avec un minimum d'effort de sa part pour effectuer le changement et convertir les flux de travail.

"Pour la migration vers l'ERP, j'ai travaillé avec l'équipe de FloQast pour refaire notre plan comptable et reconfigurer les flux de travail, et ils ont été remarquables", a déclaré Marc. "La conversion de notre ancien système a été une expérience très positive pour nous puisque FloQast a servi de principale source de vérité pour les rapprochements pendant la transition."

Réduire la pression, confirmer l'état de préparation à l'audit et comprimer les délais de clôture

Marc a déclaré que les audits de fin de trimestre et de fin d'année sont moins stressants et moins longs à gérer depuis que les rapports d'avancement et les contrôles d'exhaustivité de FloQast sont en place.

"Notre équipe de direction comptable adore les analyses de FloQast concernant toutes les entités, les rapprochements et ce qui est en suspens", a déclaré Marc. "Nous avons des échéances, et FloQast fournit des informations qui garantissent à nos dirigeants que nous respecterons ces échéances."

La préparation des auditeurs externes est également moins lourde.

"Nous pouvons entrer dans le détail de ce qui est en suspens et des personnes qui y sont affectées afin de pouvoir agir avant qu'il ne soit trop tard", a déclaré Marc. "Les contrôles d'exhaustivité nous permettent d'être prêts pour les auditeurs externes et de ne pas leur faire perdre leur temps ni le nôtre.

Yvonne souligne les avantages de la préparation à l'audit du point de vue de la précision et du gain de temps.

"Nous sommes très sensibles à la conformité à la loi Sarbanes-Oxley (SOX) et FloQast nous aide à éliminer les risques liés à cette loi", explique Yvonne. "La documentation étant facilement accessible, il nous suffit de partager un lien ou un fichier lorsqu'on nous le demande, et lorsque les auditeurs constatent la précision et l'organisation, ils ont moins de demandes, ce qui accélère le processus d'audit pour chacun d'entre nous."

Jeff a déclaré que l'expérience avec FloQast, en ce qui concerne la mise en œuvre, la migration ERP et les résultats, s'est déroulée comme promis.

"FloQast a facilité la mise en œuvre et la modification de notre ERP", a déclaré Jeff. "Il est sécurisé, centralisé et contrôlable, ce qui est exactement ce dont nous avions besoin et ce que nous avons obtenu."