FloQast offre à Onfido la transparence et de nouvelles ressources pour fonctionner de manière plus efficace et proactive.

Onfido, dont le siège est à Londres, propose une plateforme d'identité réelle qui vérifie numériquement les individus, leur facilitant ainsi l'accès aux services. La plateforme permet aux entreprises d'adapter les méthodes de vérification aux besoins des utilisateurs et du marché, en combinant des vérifications documentaires et biométriques, des sources de données fiables et des signaux de fraude passifs. Heerad Zahedi, Senior Finance Business Partner chez Onfido, a rejoint l'entreprise en 2020 et a remarqué que son équipe de 12 personnes avait du mal à effectuer les clôtures de fin de mois de manière organisée. Malgré la documentation des responsabilités, l'équipe était confrontée à des difficultés et devait à chaque fois repenser son processus de clôture. Le processus de clôture de fin de mois était fastidieux et prenait beaucoup de temps, ce qui soulignait la nécessité d'améliorer la visibilité et l'organisation : "Le plus grand défi auquel nous étions confrontés avant même de connaître un outil comme FloQast était la clôture de fin de mois", se souvient M. Heerad. "Le processus de clôture de fin de mois est vraiment un processus assez mouvementé. Il peut prendre beaucoup de temps. Il est important de pouvoir responsabiliser les gens et de respecter les délais, la visibilité est donc cruciale et nous savions que nous devions l'améliorer. Nous devions également améliorer notre analyse des flux, trouver un moyen d'organiser les commentaires de révision et garantir l'exhaustivité de tous nos codes comptables, comme le P&L et le bilan.

Mise en œuvre et établissement d'objectifs fondamentaux

Onfido a découvert FloQast en 2020 et est devenu l'un de ses premiers clients en Europe. Après avoir assisté à quelques démonstrations du produit, l'équipe a clairement perçu la valeur de la solution et a défini un objectif pour le lancement du programme. Leur objectif global était d'établir une meilleure structure pour le processus de clôture et de réduire les jours de travail nécessaires de 8-10 à 5 jours afin d'allouer les ressources plus efficacement, en libérant le personnel pour qu'il se concentre sur des activités à valeur ajoutée plutôt que sur des tâches administratives liées à la clôture. Heerad a fait part de son souhait de centraliser et de rationaliser ses opérations, en particulier les tâches manuelles et chronophages qui absorbaient des jours de travail. Avec l'aide de leur spécialiste dédié à la mise en œuvre des comptes, des changements et des ajustements mineurs ont été effectués pour optimiser le processus au sein de FloQast et l'équipe a été opérationnelle en l'espace de quelques semaines.

Améliorer les performances d'une équipe grâce à une compétition amicale

Onfido a trouvé que FloQast était un outil précieux et a intégré un peu de compétition amicale entre équipes dans le lancement du programme. Les membres de l'équipe se livrent à une compétition permanente pour établir un classement de ceux qui se connectent le plus pour accomplir les tâches qui leur sont assignées. Un outil qu'ils ont bien adopté est ReMind, qui est utilisé pour leurs processus de TVA et de paie . "Nous utilisons également beaucoup l'intégration de Slack, qui est très utile parce qu'elle permet de rappeler aux gens ce qu'ils doivent faire et comment le faire", explique Heerad.

Une véritable ressource pour les opérations comptables

Peu après le lancement, Onfido s'est rendu compte que les capacités de FloQast lui permettaient d'aborder les différents aspects des opérations comptables de manière plus efficace et avec ses différentes unités commerciales. En étendant l'utilisation de FloQast à ses partenaires commerciaux dans l'ensemble de l'entreprise, Onfido a non seulement été en mesure de rationaliser et de réduire le délai de clôture à 5 jours ouvrables, mais aussi d'accroître considérablement l'efficacité des services dans l'ensemble de l'entreprise : "Nous avons récemment commencé à utiliser FloQast Ops pour des projets quotidiens plus opérationnels, au-delà de la clôture, tels que l'exécution de nos paiements aux fournisseurs ou l'encaissement des clients. C'est devenu tellement utile que nous avons organisé toutes les tâches dans un endroit central et que nous les avons ajoutées à nos activités habituelles.

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Avec FloQast Ops, il est facile de répartir les tâches, tout le monde sait ce qu'il a à faire et les délais sont clairs".

- Heerad Zahedi, Senior Finance Business Partner

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Un véritable partenaire commercial

Au-delà de la fonctionnalité de FloQast, M. Heerad se dit ravi de l'équipe chargée de la réussite des clients en tant que partenaire commercial : "Je pense que le meilleur aspect est l'équipe chargée de la réussite des clients et la rapidité avec laquelle elle répond à nos besoins, quels qu'ils soient", déclare-t-il. "J'aime beaucoup les visites trimestrielles et la façon dont nous pouvons discuter de notre situation et de ce que nous pourrions faire de plus sur la base de l'analyse de FloQast, ce qui est formidable. "Si vous prévoyez d'agrandir votre équipe, même si vous êtes une petite équipe, FloQast est vraiment utile", a-t-il déclaré. "Je pense que c'est la voie à suivre pour tous les comptables à l'avenir. FloQast ouvre une nouvelle voie dans les opérations comptables et apporte un peu plus de légèreté à la fonction, car vous pouvez cocher des éléments et effectuer vos rapprochements avec plus d'assurance et d'exhaustivité, et vous vous sentez bien lorsque vous en faites part à la direction. Je ne saurais trop insister sur l'utilité d'avoir tout organisé dans un seul système. Je recommande vivement FloQast.

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Je ne saurais trop insister sur l'utilité d'avoir tout organisé dans un seul système. Je recommande vivement FloQast.

- Heerad Zahedi, Senior Finance Business Partner

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