Fanatics renforce la confiance dans l'exhaustivité et réduit de 50 % le nombre de jours nécessaires à la conclusion d'un contrat grâce à FloQast.

Avec plus de 80 bureaux dans le monde et un chiffre d'affaires de plus de 8 milliards de dollars, Fanatics avait besoin d'automatiser les rapprochements, de suivre l'exhaustivité et d'accélérer la clôture. Grâce à FloQast, la société a réduit le nombre de jours de clôture de 12 à 6, automatisé les rapprochements et les signatures, et élevé les contrôles et la rapidité de la clôture au niveau des normes de comptabilité publique avant l'introduction en bourse.

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Notre premier audit de fin d'année avec FloQast a été achevé en 45 jours, contre 90 jours l'année précédente. Toutes les références, preuves et notes se trouvaient au même endroit, et tout le monde a reconnu que l'adoption de FloQast par nos équipes était la clé de la réussite du processus d'audit.

- Jennifer Lagrandeur, directrice de la technologie financière

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La clôture de fin de mois chez Fanatics, entreprise innovante dans le domaine du commerce électronique et de l'expérience des fans de sport, était compliquée. Des centaines de personnes dans le monde entier tentaient de rapprocher des milliers de comptes à l'aide de feuilles de calcul, d'e-mails et de rapports papier, ce qui rendait le processus déconcertant et inefficace.

"La clôture était un mélange chaotique de tâches et d'activités menées par les équipes financières des secteurs de la vente au détail, de la vente en gros et du commerce en ligne, et il y avait très peu de confiance dans l'exhaustivité", a déclaré Jennifer LaGrandeur, directrice de la technologie financière chez Fanatics. "Nous ne savions jamais si nous avions terminé.

Dans la perspective de l'introduction en bourse très attendue de Fanatics dans les 12 à 24 prochains mois, les responsables de la comptabilité ont sélectionné FloQast Close pour renforcer les contrôles et créer un processus de réconciliation qui répondrait et dépasserait les normes des régulateurs publics, des auditeurs et des marchés.

"Il a été très facile de travailler avec l'équipe Accounting Success Team de FloQast, qui s'est montrée très réactive, et la mise en œuvre s'est déroulée sans aucun problème", a déclaré M. LaGrandeur. "Lorsque nous avons importé nos balances de vérification de notre ERP dans FloQast, nous avons d'abord réalisé d'où nous partions et ce que nous devions faire du point de vue de la réconciliation. Cette transparence, dès le départ, a été formidable".

La visibilité sur les rapprochements et l'exhaustivité n'a pas de prix pour réduire les délais de clôture

La mise en service de FloQast a été une expérience révélatrice pour Jennifer et l'équipe comptable. L'intégration de l'ERP et les mises à jour automatiques de la balance générale des comptes ont éliminé l'anxiété et la crainte de manquer de nouveaux comptes - en raison de la forte croissance de Fanatics au cours des dernières années - ou d'effectuer des rapprochements incomplets.

"Nous ne nous inquiétons plus de l'exhaustivité de la clôture", déclare Jennifer. "Les tableaux de bord nous permettent de tout voir, ce qui nous donne la confiance nécessaire pour dire à nos responsables financiers que nous avons terminé et que les chiffres sont corrects."

La vitesse et la précision ont également été améliorées grâce à la nouvelle visibilité.

"Le fait de pouvoir visualiser dans FloQast tous nos comptes et leurs tâches connexes par date d'échéance, personne, statut et calendrier nous a permis de prendre des décisions sur la manière dont nous pouvions fonctionner plus rapidement et avec plus de précision", a déclaré Jennifer. "Grâce à ces mesures, notre délai de clôture est passé de 12 à 6 jours.

Avec plus de 6 000 signatures mensuelles, les listes de contrôle et les notifications automatisées ont été bien accueillies par plus de 300 utilisateurs de FloQast dans le monde. Des flux de travail pour les activités de reporting fiscal et trimestriel ont également été mis en œuvre dans le cadre de la planification avant l'introduction en bourse pour répondre aux exigences SOX et SEC.

"Notre premier audit de fin d'année avec FloQast a été achevé en 45 jours, contre 120 jours l'année précédente", explique Jennifer. "Tous les contrôles, les recommandations, les preuves et les notes se trouvaient au même endroit, et toutes les personnes impliquées ont dit que le processus était extraordinaire.

Jennifer a ajouté que les avantages d'un audit de fin d'année plus court comprennent moins de perturbations, moins de stress et une réduction des honoraires d'audit externe en raison du calendrier comprimé.

Prêt pour une nouvelle croissance et une introduction en bourse

Selon Jennifer, FloQast a permis à l'entreprise de se préparer plus rapidement à une nouvelle croissance des ventes, à des acquisitions et à une future introduction en bourse, ce qui fait partie de la vision stratégique depuis un certain temps.

"Notre équipe de direction est ambitieuse et a clairement indiqué qu'une introduction en bourse était un objectif important", a déclaré Jennifer. "Et maintenant, grâce à FloQast, notre équipe comptable est prête quand elle l'est".

Jennifer a déclaré que la rapidité de la valorisation dans l'ensemble de l'entreprise a également été un avantage important.

"FloQast est parfait pour tous ceux qui ont besoin d'une visibilité immédiate, d'une efficacité accrue et de contrôles plus stricts sans les tracas et les coûts élevés associés aux projets informatiques traditionnels", a déclaré Jennifer. "Il permet d'accélérer les choses, ce qui est essentiel pour nous.

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Notre équipe de direction est ambitieuse et a clairement indiqué qu'une introduction en bourse était un objectif important. Désormais, grâce à FloQast, notre équipe comptable est prête lorsqu'elle l'est".

- Jennifer Lagrandeur, directrice de la technologie financière

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