Verkürzung der "days-to-close" von 15 auf 10.
Verbesserte Prüfungsvorbereitung und -geschwindigkeit durch automatische, mit Zeit- und Datumsstempel versehene Abnahmen.
Die Produktivität und der Output der Buchhaltungsabteilung sind gestiegen, während der Personalbestand konstant geblieben ist.
Venafi, der Erfinder des maschinellen Identitätsmanagements, unterstützt die anspruchsvollsten und sicherheitsbewusstesten Unternehmen der Welt, darunter Krankenversicherungen, Fluggesellschaften, Kreditkartenunternehmen und Banken. Als die Monatsabschluss auf 15 Werktage anwuchs, nutzte Venafi Mittel aus einer strategischen Wachstumsinvestition der Private-Equity-Firma Thoma Bravo, um FloQast Close zu implementieren. Automatisierte NetSuite-Abstimmungen, integrierte E-Mail-Abnahmen und Schnellreferenz-Aufgaben-Dashboards haben die Monatsabschluss um fünf Arbeitstage verkürzt und es den Finanzleitern von Venafi ermöglicht, sich darauf zu verlassen, dass ihre Zahlen korrekt und pünktlich sind - jeden Monat.
Jordan Livingston und seine Buchhaltungskollegen bei Venafi, dem Erfinder der Software für die Verwaltung von Maschinenidentitäten, waren die Mühen und Schwierigkeiten der Monatsabschluss leid.
"Wir hatten zu viele hochrangige Prüfer, die mit Tabellenkalkulationen arbeiteten, und wir fragten uns ständig: 'Sind die Konten auf dem neuesten Stand und abgezeichnet, oder hat das jemand vergessen?'" sagte Livingston. "Wir sprangen in NetSuite hinein und heraus, um die Salden zu überprüfen, und das war stressig, ermüdend und verschlang viel zu viel Zeit."
Livingston, ein CPA und das Unternehmen Controller:in bei Venafileitet ein 30-köpfiges Team auf der Finanzseite des in Salt Lake City ansässigen Anbieters von Cybersicherheitslösungen. Als sich die Monatsabschluss auf 15 Geschäftstage ausdehnte, wusste er, dass er etwas unternehmen musste - und dass FloQast die beste Lösung auf dem Markt war.
"Wir haben sowohl BlackLine als auch FloQast ausgiebig evaluiert, da viele von uns aus dem öffentlichen Rechnungswesen kamen und Erfahrungen mit beiden Plattformen hatten", so Livingston. "Nach Abschluss unserer Untersuchungen haben wir uns für FloQast entschieden, weil es unvergleichliche Vorteile bietet. Dank der nahtlosen Integration in NetSuite und der integrierten Konnektivität von Excel-Sheet konnten wir unsere vorhandenen Abschluss-Tools problemlos nutzen und eine problemlose Erfahrung sicherstellen. Darüber hinaus waren die benutzerfreundliche Oberfläche und die intuitive Navigation wesentliche Faktoren, die für uns den Ausschlag gaben."
Livingston lobte die Erfahrung bei der Implementierung und Einrichtung von FloQast und betonte, wie wichtig ein reibungsloser und schneller Implementierungsprozess sei.
"Implementierungen können wie Nägel auf einer Kreidetafel sein", sagte er, "aber mit FloQast war es ehrlich gesagt eine der besten Implementierungen, an denen ich bei Venafi beteiligt war. Ich war angenehm überrascht, dass wir in weniger als 30 Tagen startklar waren."
Die unmittelbare Auswirkung von FloQast auf das Finanzteam von Venafi war beträchtlich, wobei die Beseitigung mehrerer manueller Rohbilanz Importe pro Tag der größte Vorteil und die größte Zeitersparnis war.
"Das Wichtigste für uns war die Transparenz und die Vermeidung von Nacharbeit", so Livingston. "Wir werden nicht mehr von Buchungen in letzter Minute überrascht und müssen nicht mehr alle zwei Stunden die Bilanzen prüfen, um unsere Tabellen zu aktualisieren und zu sehen, was sich geändert hat. Die Dashboards zeigen uns genau, wo wir stehen und was für den Tag zu tun ist."
Und da Livingston automatische E-Mail-Warnungen von FloQast erhält, wenn eine Rohbilanz nicht mehr mit NetSuitenicht mit NetSuite synchronisiert ist, macht er sich keine Sorgen mehr über Fehler und Auslassungen durch defekte Excel-Sheet Links.
Livingston betonte, dass die FloQast-Funktion, die ihn benachrichtigt, wenn eine von ihm abgezeichnete Abstimmung in NetSuite geändert wurde, für seinen Seelenfrieden absolut unerlässlich ist. Er erklärte: "Das ist die eine Sache, ohne die ich nicht leben könnte. Früher habe ich mir ständig Sorgen gemacht, dass etwas übersehen wurde oder dass ich zurückgehen und alles noch einmal überprüfen muss.
"Mit FloQast muss ich mir nichts merken und nichts mehr überprüfen. Das System benachrichtigt mich einfach automatisch per E-Mail. Ich kann gar nicht sagen, wie sehr dies meine Angst vor dem Schließen verringert hat. Es ist wirklich ein Wendepunkt." - Jordan Livingston, CPA und Unternehmen Controller:in
Laut Livingston hebt sich FloQast durch einen beispiellosen Support von der Konkurrenz ab, da 80 Prozent der Erfolgsmanager in der Buchhaltung ausgebildete Buchhalter sind, die den Kunden reaktionsschnelle und erstklassige Unterstützung bieten können.
Darüber hinaus schwärmte Livingston von der FloQast-Kundenerfolgsteams Teams und sagte, dass er es als erfrischend empfindet, Gespräche mit Menschen zu führen, die seine Arbeit wirklich verstehen und seine Herausforderungen nachempfinden können, anstatt das Gefühl zu haben, mit jemandem zu sprechen, der noch nie in seinen Schuhen gesteckt hat. "Es ist, als hätte ich einen vertrauenswürdigen Berufskollegen oder einen Branchenexperten in meinem Netzwerk, an den ich mich wenden kann, wenn ich Hilfe brauche", sagte er. Diese Erfahrung aus erster Hand mit Buchhaltung und Finanzen macht die Kundenerfolgsteams von FloQast zu einem wichtigen Verkaufsargument für Livingston.
Auch die Zusammenarbeit in seiner Buchhaltungsabteilung hat sich positiv ausgewirkt. Die Teammitglieder können jetzt sofort den Status aller Aufgaben und Notizen einsehen und ihre Notizen und Aktualisierungen von überall aus hinzufügen.
Das Venafi-Team hat die Abschlusszeit von 15 auf 10 Tage reduziert. Und während der größte Teil dieser Zeitersparnis auf schnellere Überprüfungen, Abstimmungen und Freigaben durch das Buchhaltungsteam zurückzuführen ist, gibt es auch Produktivitätsvorteile bei der Zusammenarbeit mit internen und externen Prüfern.
Laut Livingston ist die Vorlage von Nachweisen für Freigaben und Kontrollen für die Prüfer mit FloQast nun ein viel schnellerer Prozess. Die mit Zeitstempeln versehenen Daten und Namen sind alle ordentlich in der Software organisiert, was den Prüfern die Überprüfung erleichtert und die Notwendigkeit der manuellen Eingabe von Informationen in Tabellenkalkulationen verringert.
Im heutigen wirtschaftlichen Klima, in dem Unternehmen unter ständigem Druck stehen, ihre Betriebsabläufe schlank zu halten und die Wachstumsmargen zu überprüfen, ist die Fähigkeit, Prozesse zu rationalisieren und unnötige Einstellungen zu vermeiden, von entscheidender Bedeutung. Livingston stellt fest, dass FloQast es dem Buchhaltungsteam von Venafi ermöglicht hat, schlank und effizient zu bleiben, selbst wenn die Einnahmen und Anforderungen exponentiell gestiegen sind.
"Unser Prozess hat sich mit FloQast erheblich verbessert, und das hat dazu beigetragen, dass unser Team die gestiegene Arbeitslast bewältigen konnte, ohne mehr Personal einstellen zu müssen. Wir sparen auf jeden Fall Zeit, wahrscheinlich eine halbe Mitarbeiterzahl oder mehr, was die Arbeitsstunden angeht." - Jordan Livingston, CPA und Unternehmen Controller:in
FloQast ist ein führender Entwickler von Software für das Abschlussmanagement, die von Wirtschaftsprüfern entwickelt wurde, um Abschlüsse schneller und genauer zu erstellen. FloQast arbeitet mit den vorhandenen Checklisten und Excel des Buchhaltungsteams zusammen und bietet einen zentralen Ort für die Verwaltung des Monatsabschlusses und verschafft allen Beteiligten Transparenz. FloQast-Kunden schließen im Durchschnitt drei Tage schneller ab. Hunderte von Buchhaltungsabteilungen vertrauen auf die preisgekrönte Lösung, darunter die von Emma Sleep, Zoom, On AG und Twilio.
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